Incentivando a adoção de seu novo sistema CMMS pelos funcionários
Um sistema que ninguém acessa não gera dados, e um sistema sem dados não entrega nada daquilo para o qual foi comprado. Isso é um problema de pessoas, não de software.
No ambiente empresarial dinâmico de hoje, as empresas estão sob crescente pressão para se manterem atualizadas com as tecnologias mais recentes. Consequentemente, há uma necessidade cada vez maior de que os funcionários adotem novos softwares para melhorar a eficiência, a colaboração e o desempenho geral. No entanto, convencer os funcionários a usar novos softwares pode ser um desafio. Muitos podem resistir à mudança, ter uma compreensão equivocada dos benefícios do software ou não saber como utilizá-lo corretamente.
Como empresa, o seu sucesso depende da adoção deste novo software por todos os seus funcionários. Simplesmente dizer-lhes que têm de o usar não lhe dará a vantagem de ter os colaboradores a utilizá-lo em todo o seu potencial. As empresas devem compreender as frustrações dos funcionários e criar estratégias para abordar as suas preocupações, encontrando formas de os inspirar a adotar o novo software para que possam manter-se competitivas e atingir os objetivos da empresa.
Com a abordagem correta, as empresas podem ajudar os funcionários a superar suas frustrações e a adotar com sucesso novos softwares. É importante que as empresas criem uma cultura que acolha a mudança e reconheçam que esse pode ser um processo difícil para os funcionários. Fornecer os recursos necessários, suporte e comunicação clara pode facilitar a transição e aumentar as chances de uma adoção bem-sucedida.
Para ajudar a tornar a transição o mais fácil possível, compilamos algumas dicas rápidas para ajudá-lo a entender os problemas e como inspirar sua equipe a começar a utilizar software como CMMS ou outras soluções de software.
O envolvimento dos funcionários começa com a gestão
Como proprietário de uma empresa, você tem dois objetivos principais:
- Implemente processos que acompanhem a tecnologia, expandam os negócios, simplifiquem processos e proporcionem um ambiente seguro, limpo e agradável aos funcionários.
- Entregue um ótimo empregado experiência para evitar a frustração dos funcionários.
Seleção de Software
Você sabe que vai substituir ou implementar um novo sistema de software. Cada pessoa tem suas próprias ideias sobre o que gostaria, o que não gostaria ou o que seria um diferencial. Se você perguntar a 50 pessoas o que elas querem, receberá centenas de ideias. Esta etapa é importante para determinar o que é realmente necessário, o que você prevê que precisará à medida que a empresa crescer, a flexibilidade do software e, claro, a... orçamento.
Comunicações
- Antes de escolher uma equipe de seleção de software, você precisa reunir comunicações para que as equipes conheçam sua metas e objetivos.
- Envolva as pessoas certas no processo de seleção. A equipe selecionada deve incluir membros que já usam o software ou que irão usá-lo. Esses membros principais da equipe também devem realizar reuniões departamentais envolvendo as equipes individuais que as utilizarão.
Crie uma lista de verificação
O abaixo lista É um guia inicial para ajudá-lo a escolher o software certo para sua organização.
Etapa um: identifique suas necessidades
Os membros principais da equipe devem trabalhar em conjunto com suas equipes para determinar quais recursos e funções específicos são necessários. As equipes precisam ser realistas e ter em mente que existe um orçamento que não pode ser ultrapassado.
- Necessário: Coisas sem as quais eles não podem viver.
- Futuro: Funcionalidades que você não utiliza atualmente, mas que seriam um grande diferencial à medida que a empresa cresce. Para um sistema CMMS, por exemplo, o mapeamento de ativos para visualizar seus ativos e ordens de serviço em um mapa.
- Bom ter: São coisas que seriam boas de ter, mas você sempre pode adicioná-las à sua lista caso o fornecedor tenha um pacote que inclua esses recursos.
Depois que esta lista for reduzida, comunicada, discutida e acordada, você estará pronto para a próxima etapa.
Etapa Dois: Pesquisa
Segue abaixo uma lista básica que pode ser incorporada aos planos da sua organização, pois cada organização possui suas próprias especificações e requisitos.
- Pesquise diferentes opções com diferentes fornecedores e compare seus recursos, preços e avaliações.
- Verifique a compatibilidade com o software existente.
- Considere a escalabilidade.
- Procure uma interface amigável: certifique-se de que o software seja fácil de navegar e usar para os funcionários.
- Verifique se compatibilidade móvel.
- Revise o suporte do fornecedor.
- Verifique se segurança dos dados.
- Considerar integração com outras ferramentas e plataformas.
- Considere o custo das diversas funcionalidades. É aqui que as listas que você criou se tornam úteis — funcionalidades necessárias agora, no futuro ou que seriam um diferencial. Você quer que o software atenda a todas essas necessidades, mas também precisa saber dos fornecedores os custos "extras" associados a elas, tanto agora quanto no futuro.
- Experimente o software. Isso é importante — solicite uma demonstração ao vivo. Vá preparado com sua lista de perguntas e recursos desejados.
Compreendendo por que os funcionários têm dificuldade em se adaptar a novos softwares
A resistência à mudança pode ser um problema comum ao introduzir novos softwares ou processos em uma organização.
Tenho certeza de que existem muitos motivos pelos quais os funcionários não querem se adaptar ao uso de novos softwares, mas este é um ponto de partida para abordar alguns dos mais comuns. É claro que pode haver aquela pessoa que nunca mudará, e não há como fazê-la mudar de ideia. Reunir-se com os funcionários e entender bem o que eles estão sentindo pode ajudar a discutir os problemas e a elaborar uma estratégia que seja benéfica para ambos.
Resistência à mudança
Por diversas razões, os funcionários podem ser resistentes à mudança quando se trata de adotar novos Programas. O medo do desconhecido é uma explicação comum. Os funcionários podem não estar dispostos a mudar suas rotinas e hábitos atuais porque se sentem desconfortáveis em aprender algo novo. Os funcionários também podem estar preocupados com o impacto do novo software nas suas funções e cargas de trabalho, bem como com a forma como isso afetará a segurança do seu emprego. Os funcionários também podem ser resistentes à mudança devido à falta de compreensão do benefícios do novo software — Eles podem não ver a necessidade disso e podem não estar motivados a aprender. Além disso, os funcionários podem resistir à mudança por não confiarem na sua capacidade de assimilar um novo software; podem sentir-se sobrecarregados ou inseguros, o que os torna menos dispostos a experimentá-lo.
Um novo software substituirá seus empregos.
Um funcionário pode sentir que um novo software substituirá seu trabalho por vários motivos. Um dos motivos pode ser a falta de compreensão sobre o propósito e a função do software. Se um funcionário não compreender como o software irá ajudá-lo em sua função atual ou como irá melhorar seu trabalho, é mais provável que ele acredite que ele substituirá seu trabalho.
Outro motivo pode ser que eles já tenham presenciado situações semelhantes no passado, em que novas tecnologias foram introduzidas e empregos foram eliminados. Isso pode torná-los mais apreensivos em relação ao novo software e mais propensos a pensar que ele substituirá seus empregos.
Falta de entendimento
Funcionários que não compreendem um novo software podem ser menos propensos a utilizá-lo por diversos motivos. O principal problema é que os funcionários podem achar o software difícil e frustrante de usar se não o entenderem, o que leva a sentimentos de desânimo e falta de vontade de usá-lo. Além disso, se os funcionários não souberem como usar o software de forma eficaz, podem não conseguir desempenhar suas funções com a eficiência necessária, levando-os a acreditar que o software não vale o esforço. O medo de cometer erros e a falta de confiança em suas habilidades para utilizar o software podem dissuadir os funcionários de usá-lo, resultando em perda de produtividade. A resistência à mudança, especialmente se o software for algo novo e desconhecido, também pode desempenhar um papel importante.
Falta de treinamento e suporte
Falta de treinamento e apoio A falta de suporte pode ser uma barreira significativa para os funcionários que desejam usar novos softwares. Os funcionários podem se sentir sobrecarregados e inseguros sobre como utilizar o software se não receberem o treinamento e as ferramentas adequadas para compreendê-lo e usá-lo com eficiência. Isso pode resultar em insatisfação e falta de confiança em sua capacidade de usar o software, levando-os a se recusarem a usá-lo. Sem treinamento suficiente, os funcionários têm maior probabilidade de cometer erros e ter dificuldades para concluir as tarefas corretamente, resultando em menor produtividade. A falta de suporte pode fazer com que os funcionários se sintam sozinhos e ignorados, desencorajando-os ainda mais a usar o software. Os funcionários podem ter dificuldades para lidar com problemas ou dúvidas que surjam se não tiverem acesso a assistência contínua e podem não conseguir usar todo o potencial do software. A falta de treinamento e suporte cria um ambiente em que os funcionários não se sentem preparados ou incentivados a usar o novo software, levando à diminuição do uso e a uma implementação menos bem-sucedida.
Complexidade
Os funcionários podem enfrentar desafios significativos ao se adaptarem a novos softwares. Alguns softwares são complexos e difíceis de usar, dificultando a compreensão de como utilizá-los e a obtenção das informações necessárias. A complexidade do sistema pode desestimular os usuários, resultando em falta de engajamento. Se o software não for amigável e intuitivo, os usuários podem ser menos propensos a usá-lo, pois navegar por ele pode ser demorado e frustrante. Portanto, é essencial garantir que o software seja desenvolvido com foco na facilidade de uso, tornando-o o mais simples possível para os funcionários, a fim de aumentar as chances de adoção. Dedique um tempo para realizar uma demonstração ao vivo das funções que você pretende utilizar.
Inconveniência
Os funcionários podem resistir à adoção de um novo software se ele não for incorporado ao seu fluxo de trabalho diário, pois a compreensão e o uso de um novo software exigem esforço e tempo adicionais. Eles podem acreditar que já dominam seus processos e ferramentas atuais e não veem motivo para mudar. Os funcionários podem relutar em migrar para um novo software se ele não oferecer melhorias ou benefícios significativos em relação às ferramentas que já utilizam.
Medo de falhar
A mudança pode ser desafiadora e complexa, e os funcionários podem se preocupar em não conseguir usar o novo software de forma eficaz ou eficiente. Essa preocupação pode surgir da falta de confiança em suas próprias habilidades para aprender coisas novas ou da falta de confiança no novo software. Eles podem ter medo de cometer erros ou de não conseguir realizar seu trabalho tão bem quanto antes. Esse medo pode fazer com que os funcionários evitem o novo software completamente ou o usem esporadicamente, impactando, assim, sua produtividade e a produtividade geral do novo software. É importante que a gestão forneça treinamento adequado, suporte e comunicação clara para aliviar esses medos e ajudar os funcionários a adotarem o novo software com sucesso.
Falta de incentivos
Os funcionários podem ficar desmotivados para dedicar o tempo e o esforço necessários para aprender um novo software se não perceberem nenhum benefício em usá-lo. Os funcionários podem não reconhecer a necessidade de utilizar o software se este não estiver diretamente relacionado com as suas atividades profissionais ou se não tiver influência imediata no seu desempenho profissional. Eles podem não estar motivados a mudar do software atual se o programa não aumentar sua produtividade geral ou satisfação no trabalho. A gestão deve descrever claramente os benefícios do novo software e como ele irá melhorar os processos de trabalho e o desempenho para incentivar a adoção.
Velhos hábitos são difíceis de abandonar.
Isso pode ser uma barreira significativa para os funcionários adotarem novos softwares. As pessoas são criaturas de hábitos e podem achar difícil mudar a forma como trabalham há muito tempo. Eles podem se sentir confortáveis com o software e os processos que usam atualmente, e a ideia de ter que aprender e usar um novo software pode ser opressora e assustadora.
Estratégias para incentivar a adoção por parte dos funcionários
A tecnologia continua a desempenhar um papel cada vez mais importante em empresas e indústrias de todos os portes. Funcionários que foram inicialmente treinados em sistemas mais antigos, ou que são novos em um ambiente de trabalho com alta tecnologia, podem ter dificuldades para acompanhar ou até mesmo evitar o uso das novas tecnologias. Fornecer aos seus funcionários os recursos necessários para aprender e usar as novas tecnologias beneficia a todos.
Abaixo estão algumas dicas para apresentar efetivamente o novo software aos membros da sua equipe.
- Obtenha uma compreensão de suas preocupações e objeções.
- Depois de compreender a perspectiva do funcionário, você poderá abordar suas preocupações e estabelecer um plano para trabalhar com eles e inspirá-los a se envolverem.
- Apresente razões claras e convincentes pelas quais o novo software será benéfico para eles. Uma abordagem é comunicar os benefícios específicos que o novo software trará para o desempenho no trabalho e para os processos de trabalho, como maior eficiência, precisão aprimorada e melhor colaboração.
- Ofereça treinamento e suporte abrangentes para ajudá-los a se sentirem confortáveis e confiantes ao usar o software. Alguns fornecedores de CMMS, como eWorkOrders providencie um gravação de seu treinamento sessão, juntamente com outros vídeos de ajuda, telas de ajuda e suporte técnico.
- Forneça-lhes um mentor que possa trabalhar com eles para ajudá-los a compreender o software e aliviar algumas de suas frustrações. É mais fácil ouvir um colega de trabalho do que incomodar a gerência.
- Envolva-os no Processo de implementação, como testar e fornecer feedback. Isso pode ajudá-los a se sentirem mais envolvidos com a mudança e motivados a usar o novo software.
- Considere o impacto da mudança nas funções e cargas de trabalho dos funcionários e faça os ajustes necessários para garantir que a transição seja a mais tranquila possível.
- Para garantir que o novo software não substitua empregos, a gestão precisa analisar o impacto do software na força de trabalho antes de sua implementação. Isso permitirá que a empresa identifique se há algum emprego em risco e planeje adequadamente.
- Comunique claramente o propósito e a função do software. Enfatize como ele os ajudará em suas funções atuais e tornará seu trabalho mais eficiente e eficaz, em vez de substituí-los completamente.
- Em alguns casos, a automação pode levar à substituição de certos empregos, mas também cria novas oportunidades e funções que exigem novas habilidades. É uma boa ideia ter um plano de longo prazo para lidar com essas mudanças.
- Inclua um programa de requalificação que ajude os funcionários a adquirir novas habilidades e conhecimentos que serão benéficos para suas futuras funções na organização. Isso os ajudará a se sentirem mais seguros em relação ao trabalho.
- Forneça informações claras e concisas sobre o software: explique como ele os ajudará em suas funções atuais e como melhorará seu trabalho.
- Forneça um canal de comunicação aberto: ofereça aos funcionários um fórum onde possam fazer perguntas e interagir com seus colegas sobre o software. A interação e as discussões entre os colegas podem ajudar a reduzir as frustrações. A gerência deve participar desse grupo, pois isso ajudará a identificar quaisquer problemas que precisem ser resolvidos e garantir que os funcionários se sintam confortáveis ao usar o software.
- Crie uma cultura positiva em relação à tecnologia e à mudança: crie uma cultura na qual os funcionários se sintam apoiados e incentivados a aprender novas tecnologias. Dessa forma, eles estarão mais propensos a ter uma visão positiva sobre novos softwares e mais dispostos a aprendê-los.
- Mostre o software em ação. Peça a um técnico experiente que demonstre como isso melhorará o processo de trabalho e tornará seu trabalho mais fácil.
Fazer com que os funcionários adotem novos softwares pode ser uma tarefa desafiadora, pois exige uma mudança em seus hábitos e formas de trabalhar. Para aumentar as chances de uma adoção bem-sucedida, é importante envolver os funcionários no processo, fornecer treinamento e suporte, tornar o software fácil de usar, incentivar a adoção, liderar pelo exemplo, mostrar resultados em tempo real, abordar preocupações e identificar as causas raízes de resistência à mudança. Além disso, é importante comunicar o Benefícios do software e como ele ajudará os funcionários em suas tarefas diárias para que se sintam mais investidos no processo. Ao seguir essas estratégias, as empresas podem capacitar seus funcionários para adotarem novos softwares e alcançarem os resultados desejados.
Invista em seus funcionários
Seus funcionários são seu ativo mais valioso e, quando virem o quanto você investe neles, continuarão a agregar valor.
Para gerenciar adequadamente sua equipe, você deve considerar as coisas da perspectiva de seus funcionários. Cada funcionário é diferente e requer uma abordagem diferente de gerenciamento e treinamento.
Investir na sua equipe é um passo importante para garantir que ela consiga adotar novos softwares e tecnologias com eficácia. Isso pode incluir o fornecimento de treinamento e suporte para novos softwares, ou mesmo treinamentos de reciclagem para softwares antigos, além da criação de um ambiente de trabalho positivo e acolhedor. Ao investir na sua equipe, você está fornecendo os recursos e o suporte necessários para o sucesso, o que, por sua vez, levará a uma maior produtividade e satisfação no trabalho. Esse investimento também pode ajudar a construir confiança e lealdade, tornando-os mais propensos a abraçar a mudança e a se abrir para a adoção de novos softwares e tecnologias. Em resumo, investir na sua equipe é uma decisão inteligente para os negócios que trará benefícios a longo prazo por meio de melhor desempenho, retenção de funcionários e satisfação.
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Perguntas frequentes sobre a adoção do CMMS pelos funcionários
Como faço para que os funcionários participem do novo CMMS?
Para aumentar a adoção pelos funcionários, é crucial enfatizar os benefícios e a facilidade de uso do sistema CMMS. Descreva como isso tornará suas tarefas diárias mais fáceis e eficientes. Mantenha uma comunicação aberta, envolva os funcionários no processo de seleção e treinamento e resolva suas preocupações. Forneça treinamento contínuo por meio de vários métodos, como sessões práticas, vídeos e webinars.
Como posso superar a resistência à mudança?
A resistência à mudança é comum na implementação de novos softwares. Para lidar com isso, comece obtendo a aceitação da liderança, que poderá então defender a adoção do CMMS. Comunique claramente os motivos da mudança e as vantagens de usar o novo sistema. Comece com um grupo piloto antes de implementar em toda a equipe para identificar e resolver problemas precocemente.
Como posso abordar as preocupações dos funcionários sobre o CMMS?
Preste muita atenção às preocupações e dúvidas dos funcionários sobre o uso do novo CMMS. Realize pesquisas ou sessões de feedback para entender suas perspectivas. Em seguida, aborde minuciosamente suas objeções, explicando como o software pode resolver esses problemas e tornar o trabalho mais eficiente. Investir tempo para solucionar as preocupações levará a uma maior adoção do sistema.
Quem deve fazer parte da equipe de seleção de software?
As pessoas que usam o software hoje ou que o usarão amanhã. Esses membros da equipe também devem realizar suas próprias reuniões departamentais com as pessoas que lhes são subordinadas, para que os requisitos apresentados representem a realidade do dia a dia, e não apenas do escritório.
Qual é o motivo mais comum para o fracasso da implementação de um CMMS?
Os técnicos não estão usando. Todos os outros benefícios — relatórios, agendamento, análise de custos — dependem dos dados, e os dados dependem de pessoas acessando o sistema. É por isso que vale a pena planejar a adoção antes da implementação, em vez de corrigir problemas depois.
Deixe que seus técnicos testem.
O melhor teste de adoção é observar um dos seus técnicos finalizando uma ordem de serviço no próprio celular, sem ajuda. Peça para ver isso na demonstração.
