Para qualquer organização, os atrasos de manutenção desempenham um papel importante na determinação da confiabilidade das condições operacionais do equipamento, na eficiência do plano de manutenção de uma organização e nas principais áreas de melhoria nas operações de manutenção de uma organização. Os backlogs de manutenção são tarefas que estão prontas para serem realizadas, como rotinas de manutenção preventiva, tarefas de manutenção preditiva, até trabalhos de manutenção corretiva. Essas tarefas são essenciais para qualquer empresa porque ajudam a evitar problemas de segurança, quebras, falhas ou danos que possam colocar você, seu equipamento ou seus trabalhadores em perigo. Todos sabemos que um certo nível de atraso na manutenção é inevitável, mas negligenciar essas tarefas pode levar a mais avarias, tempo de inatividade de ativos e uma grande interrupção nas suas operações comerciais. Uma das principais causas dos atrasos são os problemas recorrentes, muitos dos quais são detalhados em nosso guia de problemas de manutenção.
Enfrentando esses atrasos de manutenção de manutenção preventiva rotinas, tarefas de manutenção preditiva, aos trabalhos de manutenção corretiva – por onde começar?
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Abaixo estão algumas dicas para você entender melhor o que é um backlog de manutenção, por que ele é importante e o que você pode fazer para gerenciar seu backlog de ordens de serviço. Use este guia para criar procedimentos de resposta eficazes e se preparar para emergências de manutenção inesperadas.
O que é backlog de manutenção?
Olhando no dicionário, “backlog” significa um acúmulo de trabalho que foi aprovado, mas não foi concluído. Essas listas são contínuas e continuam a crescer até serem concluídas. Às vezes, os backlogs são medidos em horas, minutos, dias, semanas ou meses.
Dentro deste acúmulo de ordens de trabalho que foram aprovados, mas ainda não iniciados, existem algumas categorias.
“Backlog planejado,”que são todas as ordens de serviço nas quais foi assumido qualquer compromisso, como compra.
“Lista de pendências pronta para agendar,” que são aquelas ordens de serviço para as quais todos os materiais e outros recursos estão disponíveis para que o trabalho possa começar a qualquer momento.
Gerenciar pendências pode ser um desafio. As tarefas pendentes precisam ser priorizadas com base em sua importância, materiais e recursos e devem ser gerenciadas e programadas de forma eficaz para garantir que as tarefas de manutenção sejam executadas no prazo. O resultado final não é eliminar o backlog, mas gerenciá-lo de forma eficaz.
O que causa o backlog de manutenção?
Algumas causas do backlog de ordens de trabalho de manutenção incluem.
- Problemas de equipamento que exigem que a manutenção seja feita pelo fornecedor ou por um especialista externo
- Redução de pessoal e técnicos qualificados.
- Técnicos de manutenção qualificados não estão disponíveis.
- Cortes orçamentários e redução de despesas.
- Redução ou encerramento de instalações.
- Peças de reposição ou os suprimentos não estão em estoque ou há um atraso na obtenção ou não estão disponíveis.
- Equipamento não está disponível.
- Adiar o trabalho de manutenção devido a prioridades mais altas.
- Ordens de serviço duplicadas.
- Manutenção reativa.
- A ordem de serviço não é mais necessária porque o reparo foi feito antes do acesso à ordem de serviço.
- Alguém se esqueceu das tarefas pendentes.
Tentar gerenciar essas tarefas usando planilhas ou papel e lápis pode ser um desastre. Tentar conciliar as mudanças de prioridades, a perda ou o arquivamento incorreto de ordens de serviço em papel e tentar gerenciar recursos pode ser demorado e ineficiente. Usar um software de gestão de manutenção, como um sistema computadorizado de gestão de manutenção (CMMS), pode ajudá-lo a gerenciar facilmente todos esses problemas e mantê-lo organizado e no caminho certo. Saiba como os sistemas CMMS contribuem para resiliência de manutenção por meio de alertas e análises antecipadas.
Quanto de manutenção do backlog é aceitável?
Na realidade, a maioria das empresas sempre tem uma certa quantidade de pendências. Durante períodos de lentidão, o acúmulo de ordens de serviço para manutenção preventiva ou trabalho corretivo mantém os técnicos ocupados. Algumas empresas permitem de duas a três semanas para atender às ordens de serviço planejadas, mas que não estão prontas para começar porque podem estar aguardando aprovação, materiais ou algum outro motivo. Para aquelas ordens de serviço que podem ser iniciadas a qualquer momento, elas podem ser agendadas dentro de um prazo de uma a duas semanas.
Reduzindo o backlog de manutenção
A maneira mais eficaz de gerenciar o backlog de manutenção é fazer uma avaliação para determinar a criticidade das tarefas e dos ativos.
Analise e analise ordens de serviço pendentes e obtenha uma compreensão completa de suas ordens de serviço. Observe suas estratégias de manutenção, analise e identifique as principais causas do backlog da sua organização e crie imediatamente um plano de ação para resolver os principais problemas que estão causando o backlog.
As ordens de serviço pendentes devem ser organizadas em categorias separadas que reflitam a prioridade e a criticidade das ordens de serviço.
- As ordens de serviço de alto risco têm um impacto significativo na operação diária e podem ter um grande impacto na eficiência geral da sua organização.
- Para aquelas ordens de serviço que são importantes, mas têm menos impacto nas operações diárias e comerciais.
- As ordens de serviço de baixo risco têm ainda menos impacto nas operações diárias ou comerciais.
Identifique as causas mais críticas do seu backlog e tome as medidas adequadas para reduzi-las. Se você tiver recursos limitados, veja se pode trabalhar com fornecedores de equipamentos ou contratados externos para controlar essas ordens de serviço pendentes. Evite armadilhas comuns com essas estratégias práticas de CMMS.
Ao avaliar seu histórico de ordens de serviço, você pode estar perdendo tempo em tarefas de manutenção preventiva (PM) de baixa prioridade que foram abordadas durante o planejamento e programação de manutenção preventiva de rotina. Identificar essas tarefas e removê-las de sua lista de pendências pode fornecer mais tempo para você se concentrar em tarefas mais urgentes.
Software de Gerenciamento de Manutenção
Tentar gerenciar uma lista de pendências de ordens de serviço usando planilhas e ordens de serviço em papel está custando tempo e dinheiro. Tentar priorizar e controlar tarefas e recursos, armazená-los em arquivos não é eficaz. As empresas estão usando sistemas de gerenciamento de manutenção, como um Sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) software para ajudá-los a gerenciar todas as suas operações de manutenção. O software CMMS é projetado especificamente para criar e gerenciar ordens de serviço e pendências de manutenção. O uso do software CMMS baseado na web facilita o compartilhamento de pendências com equipes, atribuição de trabalho e envio de mensagens, coleta de dados e execução de outras tarefas relacionadas à manutenção. Podendo aceder a estes dados a partir de um computador, smartphone ou dispositivo móvel, as equipas podem ver rapidamente quais são as suas responsabilidades e quanto tempo têm para concluir as suas tarefas.
Com o software CMMS você pode gerar relatórios para mostrar ordens de serviço há muito atrasadas e, em seguida, determinar qual foi a causa e criar um plano para controlar o backlog.
Com software de gerenciamento de manutenção, como um CMMS, os gerentes podem priorizar e reprogramar trabalhos conforme necessário e encerrar ordens de serviço redundantes, tudo dentro de um sistema centralizado.
Benefícios do Backlog de Manutenção
Ter um backlog de manutenção pode ser um sinal de que é hora de examinar seu planejamento, programação e recursos de manutenção. É hora de analisar suas ordens de serviço, entender melhor sua alocação de recursos, recuperar algumas dessas horas perdidas e ter uma lista de pendências de ordens de serviço mais gerenciável para seus funcionários de negócios e de manutenção.
Vencendo o desafio do backlog com software de gerenciamento de manutenção
Conquistar o backlog de manutenção é definitivamente um desafio – especialmente ao se preparar após o COVID e depois ter que adicionar tarefas de rotina e emergências, você pode começar a ficar ainda mais para trás. É importante ter as ferramentas certas para ajudar no planejamento, programação e equilíbrio de recursos para ajudá-lo a lidar com esses atrasos de tarefas.
O software CMMS é um sistema eficaz para ajudá-lo a gerenciar todas as suas ordens de serviço, reduzir o backlog, gerenciar recursos, melhorar a produtividade e reduzir custos.
Em seu esforço para superar o backlog de ordens de serviço de manutenção, investir em software CMMS pode ajudá-lo a organizar e gerenciar seus processos com mais eficiência ao:
- Equilibrar recursos e custos de manutenção para que o backlog seja mantido sob controle.
- Gerenciar e priorizar ordens de serviço em tempo real.
- Manter e acessar o histórico que fornece às equipes de manutenção uma visão maior sobre a vida útil e a manutenção dos ativos.
- Avaliar recursos e competências e gerir esses recursos através de um CMMS poupa tempo e dinheiro. Ser capaz de gerenciar a disponibilidade de técnicos qualificados reduz o tempo de inatividade e aumenta a produtividade.
- Alguns softwares CMMS fornecem calendários que facilitam o planejamento de manutenção e o agendamento de tarefas futuras.
- Melhor gerenciamento do estoque de peças de reposição.
- Fornece relatórios e análises que são úteis para compreender o desempenho dos ativos e tomar melhores decisões de negócios.
O software de gerenciamento de manutenção coloca as informações de que os técnicos precisam na palma de suas mãos.
Conclusão
O backlog de manutenção tem um enorme impacto nas operações de negócios. É importante minimizar ao máximo o atraso de manutenção. Para manter essas tarefas sob controle, você precisa de um software de manutenção eficaz, como o software Computerized Maintenance Management System (CMMS), para ajudá-lo no planejamento, programação e organização de recursos e tarefas para manter seu negócio operando. Um pequeno investimento num CMMS para gerir as suas ordens de serviço e tarefas de manutenção melhora a eficiência operacional do seu equipamento, reduz os custos de inventário, minimiza as horas extraordinárias, reduz o tempo de inatividade e também terá uma equipa de manutenção mais eficiente e eficaz.
