Gerenciar tarefas de manutenção sem um sistema adequado pode resultar em atrasos em reparos urgentes ou esquecimento de verificações de rotina. Antes que você perceba, estará enfrentando panes e lidando com equipes frustradas. É aí que entram as ordens de serviço.
As ordens de serviço trazem ordem e organização às empresas, ajudando as equipes a permanecerem no caminho certo, economizar tempo, evitar quebras inesperadas de equipamentos e aumentar a produtividade em geral.
Vamos detalhar tudo neste post. Abordaremos o que é uma ordem de serviço, exploraremos seus diferentes tipos e abordaremos os detalhes essenciais que toda ordem de serviço deve incluir.
O que é uma Ordem de Serviço?
A ordem de serviço É uma solicitação formal que informa quais tarefas precisam ser realizadas. É principalmente para tarefas de manutenção ou reparo. Ela indica qual é o problema, quem é responsável por corrigi-lo e como será feito. Uma ordem de serviço adequada também inclui as ferramentas necessárias para corrigir o problema, um prazo e a urgência do trabalho.
Por exemplo, vamos supor que haja um vazamento em sua empresa. Uma ordem de serviço indicaria onde está o vazamento, quais ferramentas são necessárias para consertá-lo e qual encanador está designado para lidar com o problema. Este artigo explica como criar ordens de serviço perfeitas que proporcionam resolução mais rápida e melhoram a precisão dos relatórios.
Assim como uma ordem executiva, uma ordem de serviço autoriza uma ação.
Ordem de Serviço vs. Solicitação de Serviço
Uma solicitação de serviço é a solicitação inicial de ação. É uma forma de informar a equipe sobre um problema ou a necessidade de manutenção. Basicamente, você os alerta sobre um problema que precisa de atenção. Uma ordem de serviço, por outro lado, é o que vem depois que a solicitação é aprovada. É um plano de ação detalhado.
Simplificando, uma solicitação de serviço inicia o processo, enquanto uma ordem de serviço realiza as coisas.
Tipos de ordens de serviço
Existem diferentes tipos de ordens de serviço, dependendo da tarefa, da sua urgência e do objetivo do trabalho.
1. Ordem de Serviço Geral
Este tipo abrange tarefas básicas, como limpeza, pintura, troca de lâmpadas e instalação de novos equipamentos. Uma ordem de serviço geral é para tarefas amplas e básicas ou aquelas que não exigem uma categoria especializada.
2. Ordem de Serviço de Manutenção Preventiva
Uma ordem de serviço de manutenção preventiva é criada para programar tarefas de manutenção de rotina em ativos e equipamentos. Ela ajuda a prolongar sua vida útil e mantê-los em boas condições. Como resultado, reduz quebras inesperadas e o número de grandes reparos, além de economizar em custos a longo prazo.
3. Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva
Esta ordem de serviço é emitida para facilitar reparos após uma falha ser detectada, seja uma falha de equipamento, um mau funcionamento do sistema ou problemas nas instalações identificados durante inspeções ou operações diárias.
4. Ordem de Serviço de Emergência
Como o nome sugere, ordens de serviço de emergência priorizam questões urgentes que podem ameaçar a segurança ou afetar as operações. Por exemplo, falta de energia, vazamentos de gás ou falhas críticas em equipamentos. Elas ajudam a minimizar riscos e tempo de inatividade.
5. Ordem de Serviço de Inspeção
Pense nesta ordem de serviço como uma verificação regular do seu equipamento. Ela é emitida quando você precisa avaliar as condições de equipamentos, sistemas ou instalações. O objetivo é identificar pequenos problemas antes que se tornem grandes, como identificar peças desgastadas antes que elas quebrem.
Dependendo do que a inspeção descobrir, ela pode desencadear ações de acompanhamento, como agendar manutenção preventiva ou sinalizar reparos urgentes.
6. Ordem de Serviço de Segurança
Uma ordem de serviço de segurança concentra-se em proteger as equipes contra riscos no local de trabalho. Por exemplo, substituir um piso escorregadio, consertar fios elétricos expostos, consertar tomadas com defeito ou substituir proteções de máquinas. Ela ajuda a prevenir acidentes e protege as equipes de lesões.
7. Ordem de Serviço Elétrico
Uma ordem de serviço elétrica é emitida especificamente para tarefas relacionadas a sistemas elétricos, como religação, conserto de um circuito defeituoso ou substituição de painéis defeituosos.
8. Ordem de Serviço Personalizada/Especializada
Uma ordem de serviço personalizada ou especializada é desenvolvida para atender a tarefas exclusivas ou necessidades específicas do setor, como manutenção de servidores de TI ou configuração de um espaço de trabalho temporário.
O que uma ordem de serviço deve incluir?
Veja tudo o que uma ordem de serviço deve incluir:
| Detalhes e descrição do trabalho | Esta seção fornece detalhes claros sobre o trabalho, incluindo o local e outras informações relevantes. Por exemplo, "Consertar sensor de porta de elevador na Ala Norte". |
| Pessoal Designado | Quem está fazendo o trabalho? Pode ser o seu técnico de manutenção interno ou um profissional contratado. Deve incluir o nome e os dados de contato. Assim, se houver alguma atualização, você sabe com quem entrar em contato. |
| Cronograma e prioridade | Alguns trabalhos são urgentes, outros não. As ordens de serviço devem ter um prazo claro para que todos saibam quando as tarefas devem ser entregues. Além disso, um rótulo de prioridade deve ser incluído para indicar se uma tarefa é de baixa, média ou alta prioridade. |
| Materiais e ferramentas necessárias | Uma ordem de serviço especifica as ferramentas, equipamentos e peças de reposição necessários para executar uma tarefa. É útil na fase de planejamento e ajuda a evitar atrasos devido à falta de suprimentos. |
| Procedimentos de segurança (se houver) | Os protocolos de segurança devem ser claramente definidos para manter todos os envolvidos seguros e em conformidade no local de trabalho. Por exemplo, estes podem incluir avisos de perigo, requisitos de EPI ou regras de acesso ao local. |
| Campos de aprovação e assinatura | Para fins de responsabilização, uma ordem de serviço deve incluir a aprovação do supervisor e as anotações do técnico para verificar se o trabalho foi feito satisfatoriamente. |
O Processo de Ordem de Serviço
As ordens de serviço geralmente passam pelo seguinte processo de seis etapas:
Etapa 1 - Identifique a tarefa
Toda tarefa de manutenção começa quando um membro da equipe identifica um problema que precisa de atenção. Pode ser um membro da equipe notando algo estranho ou um sensor disparando um alerta. Às vezes, é apenas um lembrete de manutenção aparecendo no sistema.
Etapa 2 - Enviar ou criar a solicitação
Uma vez identificado um problema, ele deve ser registrado. Embora algumas empresas ainda dependam de planilhas ou formulários em papel, esses métodos podem ser lentos e confusos. Uma abordagem eficiente é usar um sistema de gerenciamento de ordens de serviço, onde as equipes podem inserir rapidamente uma solicitação com todas as informações necessárias em apenas alguns cliques.
Etapa 3 - Priorizar e agendar
Após registrar a solicitação, a equipe determina o nível de urgência. Problemas de segurança ou falhas críticas em equipamentos são urgentes e devem ser priorizados. As demais tarefas são agendadas com base na prioridade, nos recursos disponíveis e na carga de trabalho.
Etapa 4 - Atribuir e executar a tarefa
As tarefas são então atribuídas ao técnico escolhido. Ele recebe todos os detalhes relevantes, incluindo o que precisa ser consertado, o local, as ferramentas necessárias, o prazo e quaisquer outras instruções específicas.
Etapa 5 - Revisar e fechar o pedido
Quando uma tarefa é concluída, ela é revisada para garantir que o técnico a tenha executado de forma satisfatória. Se tudo correr bem, o técnico ou supervisor adiciona as notas finais e encerra a ordem de serviço. Se algo ainda não estiver correto, a ordem de serviço pode ser atualizada ou reaberta.
Etapa 6 - Analisar e documentar os resultados
Por fim, uma vez encerrada, uma ordem de serviço se torna uma fonte valiosa de informações. Ela mostra o que foi corrigido, quanto tempo levou, quais peças de reposição foram usadas e se o mesmo problema se repete. Ao analisar esses detalhes, as equipes podem identificar padrões, monitorar seu desempenho e tomar decisões importantes no futuro.
Benefícios do uso do software de ordem de serviço
Trocar métodos ultrapassados, como o papel, por um software de ordens de serviço faz uma enorme diferença. Aqui estão alguns dos principais benefícios:
- Informações importantes, como ordens de serviço, cronogramas e histórico de manutenção, são armazenadas em uma plataforma centralizada.
- Chega de lidar com burocracia manual. O processo de aprovação é rápido e confiável.
- A colaboração em equipe melhora a comunicação entre as equipes.
- Os supervisores obtêm uma visão clara do andamento do trabalho, atrasos e o que foi concluído em tempo real, tudo em um único painel.
- Você pode acompanhar os custos de mão de obra e materiais, tornando o orçamento e o planejamento muito mais fáceis.
- Isso torna o processo de auditoria mais tranquilo, pois cada trabalho é registrado, organizado e pronto para conformidade.
- Você pode gerar relatórios instantaneamente para monitorar o desempenho, identificar tendências recorrentes e tomar melhores decisões.
Como eWorkOrders Torna o gerenciamento de ordens de serviço fácil
eWorkOrders não se trata apenas de rastreamento básico de tarefas. É uma solução completa de gerenciamento de manutenção 360 graus que transforma a forma como as equipes gerenciam trabalho, projetos, ativos e comunicação. Veja o que torna nossos serviços revolucionários:
- Acessibilidade móvel: Crie, atualize e gerencie ordens de serviço de qualquer lugar, diretamente do seu dispositivo móvel ou tablet.
- Detalhes detalhados da ordem de serviço: Anexe diagramas, fotos, arquivos, esquemas, notas e manuais para que os técnicos tenham tudo o que precisam para concluir o trabalho.
- Modelos personalizáveis: Crie ordens de serviço em apenas alguns segundos. Com eWorkOrders modelos de ordem de serviço, você não precisa começar do zero.
- Guarde toda a documentação relevante: Carregue faturas, orçamentos, registre números de peças e qualquer outra documentação importante diretamente em cada ordem de serviço.
- Comunique-se com os membros da equipe: Colabore com os membros da equipe e mantenha todos informados para evitar falhas de comunicação.
- Gestão de inventário: Saiba exatamente quais peças estão em estoque para evitar atrasos.
- Facilita o orçamento e o planejamento: Monitora o tempo de inatividade, as horas de trabalho e os materiais para planejar orçamentos e evitar gastos excessivos.
- Relatórios e KPIs: O sistema gera automaticamente relatórios com métricas importantes, ajudando você a monitorar a eficiência, identificar padrões e tomar decisões baseadas em dados.
Se você deseja tornar a criação e o gerenciamento de ordens de serviço convenientes e eficientes em termos de tempo, você precisa fornecer eWorkOrders uma tentativa. Certifique-se de agendar uma demonstração gratuita. O tratamento de reclamações relacionadas com a manutenção é mais fácil com a centralização rastreamento de reclamações em CMMS. Para uma implementação mais suave, confira estes 10 dicas práticas para o sucesso do CMMS.
Pensamentos de Encerramento
Um sistema de ordens de serviço mantém as tarefas de manutenção em dia. Chega de suposições ou atrasos. Com as ferramentas certas, como eWorkOrders, você não está apenas corrigindo problemas, mas também economizando tempo, cortando custos e mantendo sua equipe sincronizada.
Perguntas
O que é um exemplo de ordem de serviço?
Uma ordem de serviço pode ser tão simples quanto solicitar que o técnico inspecione e substitua os filtros HVAC do prédio, incluindo o técnico designado, as ferramentas necessárias (filtros, escadas) e as medidas de segurança (desligar a energia da primeira unidade).
Qual é a diferença entre uma PO e uma Ordem de Serviço?
Uma ordem de compra (PO) é a solicitação de bens ou serviços de um comprador. Uma ordem de serviço, por outro lado, detalha a tarefa de manutenção, os recursos necessários, os detalhes do técnico e muito mais.
Quais são as 5 principais funções de uma ordem de serviço?
As cinco funções principais de uma ordem de serviço são identificar e descrever a tarefa, atribuir a tarefa ao pessoal certo, alocar recursos, programar e acompanhar o andamento do trabalho, registrar quando o trabalho é concluído e fornecer feedback.
Qual é outro nome para uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço também é conhecida como ordem de manutenção, ordem de serviço ou ordem de serviço.
