CMMS x planilhas
Gerenciar suas operações de manutenção e instalações usando planilhas pode custar mais dinheiro do que você imagina!
Muitas organizações começam gerenciando sua manutenção e instalações por meio de planilhas. As planilhas fazem parte de um pacote de software de computador padrão e estão facilmente disponíveis. À medida que as empresas crescem e se mantêm à frente da concorrência, as folhas de cálculo podem não ser a forma mais eficaz de acompanhar as complicadas exigências da gestão de operações. Como o uso e o preenchimento de planilhas afetam o tempo, a precisão, o dinheiro, a satisfação do cliente e os negócios em geral da sua organização?
CMMS ou planilhas? A preocupação número um na implementação de uma solução de software CMMS é o custo. Mas é realmente mais caro que uma planilha? Vamos comparar as vantagens e desvantagens para que você possa tomar a decisão de negócios certa, melhorar as operações e economizar dinheiro!
função | CMMS | Spreadsheets |
Funcionalidade | Ferramentas, relatórios e recursos mais poderosos, fornecendo informações em tempo real para análises mais aprofundadas. | Processo manual com recursos e ferramentas de análise limitados. |
Confiabilidade de dados | Os dados são inseridos em um banco de dados centralizado que pode ser acessado por muitas pessoas. Sempre tendo informações em tempo real e atualizadas. | Atualizar e mesclar planilhas manualmente leva a erros que causam falhas de comunicação, desperdício de recursos, custos adicionais e atrasos. |
Trabalho intensivo | As equipes de manutenção e instalações podem atualizar informações de qualquer lugar e a qualquer hora. As informações são sempre atualizadas e atuais. São necessários recursos limitados para utilizar este sistema. | O trabalho manual consome tempo para inserir e mesclar dados. Recursos adicionais podem ser necessários para gerenciar e analisar dados. |
Ordens de trabalho | Atualizado eletronicamente de qualquer lugar em tempo real. Informações, documentos, imagens, manuais, etc. são armazenados e acessíveis em um banco de dados centralizado. | Cópias em papel tendem a ser perdidas, extraviadas ou danificadas. Verificar se os dados são os mais atuais pode ser difícil e demorado. Manuais, fotos e outros documentos não são facilmente acessíveis. |
Manutenção preventiva | Com o software CMMS, os usuários podem agendar facilmente trabalhos de manutenção preventiva e notificar automaticamente os técnicos quando o trabalho precisar ser realizado. | As planilhas não possuem processo de notificação para ajudar os técnicos a gerenciar suas atribuições. |
Controle de inventário & | Atualizações automáticas de estoque, peças, fornecedores, etc. | As planilhas não são flexíveis e as contagens de estoque e peças de reposição são manuais e não são atualizadas automaticamente. |
Comunicações | As Ordens de Serviço são enviadas automaticamente ao técnico apropriado. A repriorização e distribuição de ordens de serviço são feitas em tempo real. | A comunicação é limitada e requer um processo manual para entrar em contato com os técnicos em caso de alterações. Planilhas atualizadas manualmente estão sujeitas a erros e as informações não são atualizadas em tempo real. |
Banco de dados centralizado | Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana aos dados, de qualquer lugar e a qualquer hora. | Compilar e localizar dados de planilhas é um processo manual. Os dados não são atuais e estão sujeitos a erros. |
Atualizações em tempo real | Acesso instantâneo à atividade e status da ordem de serviço. | Sem atualizações em tempo real. |
Relatórios e Análise | Centenas de relatórios para filtrar e extrair os dados pertinentes às organizações. Os relatórios estão disponíveis a qualquer momento com os dados mais atuais. Cálculos e análises são feitos dentro da estrutura de relatórios. | As informações precisam ser atualizadas manualmente, portanto os relatórios podem não refletir os dados mais atuais. Cálculos e análises são manuais e estão sujeitos a erros ou equívocos. |
Auditorias e Inspeções | Atualizações de ordens de serviço em tempo real. Os dados são atualizados eletronicamente e mantidos em um banco de dados centralizado. Acesso fácil para criar e extrair dados precisos para auditorias e inspeções críticas. | Trabalho manual e demorado. As atualizações não são em tempo real, sujeitas a erros e planilhas extraviadas. Os relatórios são um processo manual e as informações podem não estar disponíveis. |
Satisfação do cliente | Os clientes podem enviar uma solicitação de serviço de qualquer lugar e a qualquer momento. Os clientes podem ser mantidos atualizados com atualizações de status e progresso por e-mail. | As planilhas não podem fornecer a mesma interação com o cliente que o CMMS. As notificações são todos processos manuais. |
Por que CMMS em vez de planilhas?
• As planilhas já existem há muito tempo, mas não oferecem a flexibilidade e a precisão de uma solução de software CMMS.
• O CMMS simplifica e automatiza processos para acomodar as operações de manutenção da sua organização.
• O CMMS economiza tempo e dinheiro das organizações e aumenta a produtividade.
• Um CMMS é facilmente acessível a partir de um computador ou dispositivo móvel, proporcionando aos usuários as ferramentas para atualizar informações em tempo real.
• A flexibilidade de um CMMS oferece às organizações um sistema que se adapta a empresas de qualquer tamanho, em qualquer setor.
Pergunte a si mesmo estas perguntas:
• É importante manter-se à frente da concorrência?
• Você quer que sua equipe trabalhe mais rápido?
• Você quer que sua equipe seja mais eficiente?
• A gestão de activos é importante?
• Quer economizar tempo e dinheiro?
• Responder às questões dos clientes é importante?
Se você respondeu "sim" a alguma dessas perguntas, por que não entrar em contato conosco hoje mesmo para uma demonstração gratuita e falar com um de nossos especialistas em CMMS? O CMMS claramente vence quando comparado vantagens e desvantagens da manutenção.
Está com dificuldades para adotar o sistema? Estes dicas práticas de CMMS pode ajudar a aumentar o engajamento. Aprenda como ferramentas de gestão de ativos promova a tomada de decisões informadas e reduza custos.
Recursos adicionais
A biblioteca definitiva de listas de verificação de manutenção
