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Captura de assinatura digital para CMMS
Captura de Assinatura É a funcionalidade do CMMS que coleta uma assinatura eletrônica com registro de data e hora diretamente em uma lista de verificação de ordem de serviço — de um técnico, supervisor, operador ou cliente — e a armazena permanentemente no registro como prova documentada de que o trabalho foi autorizado, executado ou aceito.
Se um inspetor solicitasse a apresentação do registro assinado de uma ordem de serviço encerrada na última terça-feira, quanto tempo levaria para apresentá-lo — e ele ainda estaria legível? eWorkOrders Substitui assinaturas manuscritas, folhas de aprovação em papel e PDFs digitalizados por assinaturas digitais capturadas diretamente na lista de verificação da ordem de serviço. Cada assinatura é registrada com data e hora, vinculada ao signatário e armazenada permanentemente na ordem de serviço — podendo ser recuperada em qualquer instalação, em qualquer ano e em qualquer auditoria.
Uma assinatura manuscrita em papel numa ordem de serviço representa um passivo que você ainda não auditou. Uma assinatura digital em eWorkOrders são as evidências.
Nossos clientes nos adoram!
Recursos de captura de assinatura em eWorkOrders
Cada seção abaixo descreve o que o recurso faz e como ele funciona. eWorkOrders.
Colete assinaturas em qualquer dispositivo com tela sensível ao toque — diretamente na lista de verificação da ordem de serviço.
Técnicos, supervisores, operadores ou clientes assinam diretamente na lista de verificação da ordem de serviço usando qualquer celular, tablet ou computador com tela sensível ao toque, seja iOS ou Android. A assinatura é capturada como uma imagem e armazenada no registro da ordem de serviço. Nenhum formulário em papel é impresso, digitalizado ou arquivado.
Cada assinatura é capturada com um carimbo de data/hora automático e o nome do signatário. As assinaturas ficam armazenadas no ordem de serviço Como parte da lista de verificação concluída, passa a integrar o registro permanente do trabalho.
Configure vários pontos de assinatura em uma única lista de verificação.
Listas de verificação em eWorkOrders Pode ser construído com várias etapas de assinatura — autorização prévia antes que um técnico entre em uma área restrita, conclusão pelo técnico quando o trabalho for finalizado, verificação do supervisor antes do encerramento e aceitação do cliente para serviços terceirizados. Cada assinatura passa a fazer parte do registro da lista de verificação concluída na ordem de serviço.
É possível configurar listas de verificação para serem carregadas automaticamente em tipos específicos de ordens de serviço — assim, manutenções preventivas, calibrações, permissões para trabalhos a quente ou inspeções já incluem as etapas de assinatura corretas por padrão. Qualquer lista de verificação também pode ser adicionada manualmente a qualquer ordem de serviço quando um trabalho precisar de aprovação adicional. Isso oferece suporte documentação de conformidade Requisitos que exigem assinaturas separadas de autorização e verificação.
Exportar Ordens de Serviço Assinadas como Registros PDF Prontos para Inspeção
Cada ordem de serviço assinada em eWorkOrders Pode ser exportado como um PDF formatado contendo os detalhes do trabalho, a conclusão da lista de verificação, as peças utilizadas, o tempo de trabalho, as fotos anexadas e todas as assinaturas com os respectivos registros de data e hora. A exportação é formatada para revisão pelo inspetor — não se trata de um mero despejo de dados brutos.
Quando um órgão regulador, auditor, seguradora ou advogado solicita um registro assinado específico, ele pode ser recuperado e exportado em segundos a partir do módulo de relatórios — por número de ordem de serviço, intervalo de datas, ativo ou técnico. Sem pastas, sem salas de arquivos, sem PDFs digitalizados para vasculhar.
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Incorpore os requisitos de assinatura na lista de verificação — não na memória.
In eWorkOrdersOs requisitos de assinatura constam na lista de verificação. Quando uma lista de verificação inclui uma etapa de assinatura, a pessoa que a preenche a vê como parte do trabalho — e não como algo para lembrar depois. A lista de verificação torna a assinatura visível e esperada.
As listas de verificação podem ser configuradas para serem carregadas automaticamente em ordens de serviço de um determinado tipo — calibrações, manutenções preventivas, permissões para trabalhos a quente, inspeções de segurança — para que as etapas de assinatura corretas apareçam por padrão. Qualquer lista de verificação também pode ser adicionada manualmente a qualquer ordem de serviço quando um trabalho específico precisar de aprovação adicional. Os gerentes podem revisar o trabalho concluído e as assinaturas no sistema. painel de instrumentos Sem precisar ficar correndo atrás de papel.
O que é captura de assinatura em um CMMS?
Captura de assinatura é a funcionalidade do CMMS que registra uma assinatura eletrônica em um ordem de serviço A lista de verificação — coletada em uma tela sensível ao toque por um técnico, supervisor, operador ou cliente — é armazenada permanentemente no registro com data e hora e o nome do signatário. Em setores regulamentados, é o componente que transforma uma ação de manutenção em um registro documentado. Em todos os setores, representa a diferença entre “temos quase certeza de que o trabalho foi feito” e “aqui está o registro assinado, com data e hora, e o nome da pessoa que o verificou”. A ausência de trilhas de auditoria, registros eletrônicos não assinados e controles de assinatura eletrônica deficientes estiveram entre as principais constatações citadas em 61% das cartas de advertência da FDA em 2021 — tornando essa a lacuna de documentação mais consequente na manutenção regulamentada.
Para gerentes de manutenção em indústrias regulamentadas — farmacêutica, alimentícia e de bebidas, de dispositivos médicos, de saúde e de aviação — a coleta de assinaturas não é opcional. As normas 21 CFR Parte 11, ISO 9001, ISO 13485, OSHA PSM e da Joint Commission exigem a assinatura documentada das atividades de manutenção. Para gerentes de manutenção em indústrias não regulamentadas, a coleta de assinaturas continua sendo o mecanismo que comprova que o trabalho foi autorizado antes de ser iniciado, concluído conforme especificado e aceito pelo solicitante — o que é importante sempre que houver uma reclamação de garantia, uma questão de seguro ou uma disputa sobre o escopo.
A diferença entre um PDF digitalizado e uma assinatura digital no CMMS: Uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita é arquivada separadamente do sistema de manutenção. Uma assinatura digital capturada em eWorkOrders É registrado diretamente na lista de verificação da ordem de serviço, com carimbo de data e hora do sistema, e armazenado junto com o restante do registro do trabalho — portanto, a evidência fica junto com o trabalho que documenta, e não em uma sala de arquivos separada.
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O que você pode fazer com a captura de assinatura em eWorkOrders
Todas as assinaturas são capturadas, registradas com data e hora e armazenadas permanentemente na ordem de serviço, garantindo conformidade, responsabilidade e documentação de auditoria em todos os setores.
| Capacidade de assinatura | Quando é usado | Plano necessário | Como eWorkOrders lida com isso |
|---|---|---|---|
| Autorização prévia de trabalhoPermissão necessária antes do início | Entrada em espaços confinados, trabalhos a quente, trabalhos críticos para a segurança, trabalhos em propriedade do cliente | Empreendimento | Uma etapa de verificação para autorização prévia ao trabalho pode ser incorporada à lista de verificação para permissões de trabalho ou bloqueio/etiquetagem. A assinatura é registrada com data e hora, juntamente com o nome do signatário, criando uma documentação que comprova que a autorização foi concedida antes do início do trabalho. |
| Aprovação de conclusão pelo técnicoatestado de trabalho realizado | Ordens de serviço que exigem a assinatura do técnico no encerramento. | Empreendimento | A etapa de aprovação técnica na lista de verificação registra a assinatura da pessoa que realizou o trabalho, atestando que a tarefa foi executada conforme descrito e que as etapas da lista de verificação foram concluídas. Isso cria o registro principal que vincula um indivíduo específico à ação de manutenção em questão. |
| Verificação do supervisorAprovação de qualidade | Tarefas críticas para a conformidade, calibrações, reparos de alto valor, serviços em garantia. | Empreendimento | Uma etapa de verificação do supervisor na lista de verificação solicita que um supervisor de manutenção revise a ordem de serviço concluída e a assine para verificar a qualidade, o preenchimento da lista de verificação e a conformidade com o procedimento. Isso auxilia as práticas de documentação em que a revisão é realizada por alguém diferente da pessoa que executou o trabalho. |
| Aceitação do cliente/operadorAprovação do serviço | Trabalho de prestador de serviços, trabalho em instalações voltadas para inquilinos, liberação da linha de produção | Empreendimento | A etapa de aceitação do cliente na lista de verificação registra a assinatura do cliente, locatário ou operador de produção, confirmando a conclusão do trabalho. Para prestadores de serviços, este é o registro de aceitação do trabalho faturável. Para equipes internas, trata-se da assinatura de "equipamento liberado para produção" — um registro que protege contra contestações sobre a data em que um ativo retornou ao serviço. |
| Aprovação de Inspeção e Auditoriaatestação regulatória | Inspeções e auditorias internas da FDA, OSHA, EPA e JCAHO. | Empreendimento | As listas de verificação de inspeção — verificações de sistemas de incêndio, inspeções de caldeiras, verificações de calibração, auditorias de segurança — incluem uma etapa de assinatura que registra a declaração do inspetor de que a inspeção foi realizada e que o ativo atendeu ou não aos critérios exigidos. Suporta inspeção regulatória documentação. |
| Aprovação em várias etapasAprovações sequenciais | Ordens de serviço que exigem mais de uma assinatura em sequência | Empreendimento | Uma única lista de verificação pode incluir várias etapas de assinatura — autorização prévia ao trabalho, conclusão pelo técnico, verificação do supervisor, aceitação do cliente — cada uma registrada à medida que o trabalho avança. A lista de verificação concluída mostra cada assinatura com seu respectivo registro de data e hora e o nome do signatário. |
| Confirmação da declaraçãoLeia e confirme | Sessões de informação sobre segurança, reconhecimento de políticas, confirmações de treinamento. | Empreendimento | As etapas da lista de verificação podem combinar uma declaração específica com uma assinatura — "Li o procedimento de bloqueio/etiquetagem para este ativo" ou "Reconheço os riscos identificados nesta ordem de serviço". A declaração e a assinatura são registradas juntas como parte da lista de verificação concluída. |
A captura de assinatura é um recurso do plano Enterprise.
A captura de assinatura digital — incluindo a aprovação em várias etapas de listas de verificação e a exportação completa da ordem de serviço em PDF — está disponível no eWorkOrders Plano empresarial. Todos os planos incluem usuários ilimitados — sem taxas de licenciamento por usuário. Consulte preços e planos para maiores detalhes.
Todas as funcionalidades essenciais que sua equipe precisa.
Desde a autorização até o encerramento e a exportação para PDF, eWorkOrders Captura todas as aprovações necessárias na lista de verificação da ordem de serviço.
As assinaturas são capturadas diretamente em qualquer celular, tablet ou computador com tela sensível ao toque, seja iOS ou Android. Não é necessário nenhum dispositivo adicional para assinatura. O usuário utiliza o dedo ou uma caneta stylus, a assinatura visual é exibida na tela e o registro é armazenado imediatamente na ordem de serviço. Funciona no mesmo dispositivo que o técnico já utiliza para... manutenção móvel.
Cada assinatura é registrada com a hora do relógio do sistema no momento da captura — não com a hora em que a ordem de serviço foi criada, nem com uma data inserida pelo usuário. Este é o campo que os órgãos reguladores, auditores e consultores jurídicos consultam primeiro ao verificar um registro.
Cada assinatura é registrada com o nome do signatário armazenado na ordem de serviço. A imagem da assinatura, o nome e o registro de data e hora são armazenados juntos como parte da lista de verificação concluída — assim, qualquer pessoa que revisar o registro posteriormente poderá ver quem assinou e quando.
Uma vez capturada, a assinatura passa a fazer parte da lista de verificação concluída no registro da ordem de serviço. A assinatura, o registro de data e hora e o nome do signatário ficam vinculados ao histórico do serviço — não em um sistema de arquivos separado nem em um formulário em papel. Quando a ordem de serviço é recuperada posteriormente, as assinaturas são incluídas.
As etapas de assinatura da lista de verificação podem combinar uma declaração específica com a assinatura — "Concluí o procedimento de bloqueio/etiquetagem", "Reconheço os riscos de espaço confinado identificados neste trabalho", "Verifico que as leituras de calibração estão dentro da tolerância". A declaração e a assinatura são registradas juntas como parte da lista de verificação concluída.
As ordens de serviço assinadas são exportadas como PDFs formatados contendo o registro completo — detalhes do trabalho, listas de verificação, peças, mão de obra, fotos e todas as assinaturas com data e hora e nomes dos signatários. O formato foi projetado para entrega direta a um inspetor da FDA, agente de conformidade da OSHA, inspetor da Joint Commission ou perito de seguros, sem processamento adicional.
As ordens de serviço podem ser pesquisadas por número, intervalo de datas, ativo, técnico, status e tipo. Quando um auditor solicita os registros de calibração do Q2, a resposta está a poucos cliques no módulo de relatórios. As assinaturas já estão presentes nas ordens de serviço retornadas pela pesquisa.
Quando uma lista de verificação inclui uma etapa de assinatura, a pessoa que a preenche a vê como parte do trabalho — e não como algo para lembrar depois. As listas de verificação podem ser estruturadas de forma que a etapa de assinatura faça parte do processo de conclusão, tornando a assinatura uma parte visível e esperada do fluxo de trabalho, em vez de uma tarefa posterior.
Os gerentes podem visualizar as ordens de serviço concluídas no painel de controle — o que foi enviado, qual técnico enviou e o status de conclusão da lista de verificação. Os supervisores podem abrir a ordem de serviço, revisar a lista de verificação preenchida e as assinaturas, e tomar as próximas providências em uma única tela.
Para organizações com várias instalações, o histórico de ordens de serviço é centralizado. Um responsável pela conformidade corporativa pode revisar as ordens de serviço assinadas em todas as unidades a partir de uma única visualização — útil para auditorias em múltiplas instalações, submissões regulatórias e revisões internas de qualidade. Cada ordem de serviço mantém o contexto da unidade, do ativo e do técnico responsável.
A captura de assinaturas está totalmente integrada à execução de ordens de serviço em dispositivos móveis — os técnicos preenchem listas de verificação, registram peças, tiram fotos e coletam assinaturas na mesma sessão móvel, sem precisar alternar entre aplicativos. A assinatura é aplicada ao mesmo registro da ordem de serviço, criando um documento unificado em vez de documentos separados em papel e digitais.
eWorkOrders A captura de assinaturas auxilia nas práticas de documentação exigidas em indústrias regulamentadas pela FDA, operações com certificação ISO e instalações abrangidas pela OSHA. As assinaturas são registradas com data e hora, vinculadas ao signatário e armazenadas com a ordem de serviço — fornecendo o registro de manutenção essencial para operações regulamentadas nas indústrias farmacêutica, de dispositivos médicos e de alimentos durante inspeções.
Como uma assinatura passa da tela sensível ao toque para um registro pronto para auditoria
Este é o aspecto real do fluxo de trabalho de captura de assinaturas em eWorkOrders — desde o momento em que uma assinatura é aplicada até o momento em que ela chega às mãos de um auditor.
O gerente de manutenção cria uma lista de verificação que inclui as etapas de assinatura necessárias — por exemplo, uma lista de verificação de calibração com uma etapa de assinatura de conclusão por um técnico e uma etapa de assinatura de verificação por um supervisor; uma lista de verificação de permissão para trabalho a quente com uma etapa de assinatura de autorização prévia ao trabalho. A lista de verificação pode ser configurada para ser carregada automaticamente em ordens de serviço de um tipo específico ou pode ser adicionada manualmente a ordens de serviço individuais, conforme necessário. As etapas de assinatura ficam registradas na lista de verificação, portanto, aparecem sempre que a lista for utilizada.
A solicitação de assinatura aparece como uma etapa da lista de verificação no ponto do trabalho em que é necessária: autorização prévia no início da lista, conclusão pelo técnico perto do final, verificação do supervisor após a conclusão pelo técnico e aceitação do cliente na entrega. O signatário vê a declaração que está assinando junto com os detalhes da ordem de serviço. Nada acontece silenciosamente — cada assinatura é uma ação explícita na lista de verificação.
O signatário desenha sua assinatura na tela sensível ao toque usando o dedo ou uma caneta stylus. A assinatura visual é renderizada em tempo real e pode ser revisada e refeita antes de ser confirmada. Após a confirmação, a assinatura é capturada como uma imagem e armazenada com o nome do signatário. O relógio do sistema registra a hora exata. Nenhum formulário em papel é utilizado em nenhuma etapa. O dispositivo necessário é qualquer um que o signatário já possua — um celular, um tablet, um laptop.
Assim que a assinatura é registrada, ela é armazenada no histórico da ordem de serviço como parte da lista de verificação concluída — a imagem da assinatura, o nome do signatário, a declaração assinada e o registro de data e hora, tudo capturado em conjunto. A assinatura passa a fazer parte do histórico permanente da ordem de serviço, podendo ser recuperada sempre que a própria ordem de serviço for consultada.
Assim que todas as etapas da lista de verificação forem concluídas e todas as assinaturas forem coletadas, a ordem de serviço pode ser encerrada. O registro encerrado gera automaticamente o documento completo — detalhes do trabalho, todas as listas de verificação, todas as peças utilizadas, todas as horas de trabalho, todas as fotos anexadas e todas as assinaturas com seus respectivos horários e declarações. O registro alimenta o sistema. módulo de relatórios, histórico do ativoe quaisquer filas de relatórios regulatórios sem esforço adicional.
Quando um investigador da FDA, um agente de conformidade da OSHA, um inspetor da Joint Commission, um perito de seguros ou um auditor interno solicita um registro assinado específico, ele é recuperado do sistema em segundos, por número de ordem de serviço, intervalo de datas, ativo ou técnico. O arquivo exportado é um PDF formatado — pronto para ser entregue diretamente ao solicitante, sem necessidade de reformatação, digitalização ou retirada de uma pasta de papel. O registro assinado permanece o mesmo um ano depois, como era no dia em que foi assinado.
Por que as equipes de manutenção escolhem eWorkOrders para captura de assinatura
Projetado para manutenção desde 1995. Captura de assinatura que resiste ao escrutínio regulatório — integrada à lista de verificação no local onde o trabalho é realizado.
Assinaturas em eWorkOrders Tudo fica registrado na lista de verificação — no mesmo lugar onde o trabalho em si é documentado. A assinatura, as etapas da lista de verificação e a ordem de serviço formam um único registro. Não há um módulo de assinatura separado para gerenciar, nenhum anexo de arquivo para rastrear, nenhum PDF digitalizado para encontrar depois.
Cada assinatura é registrada com o nome e a data e hora do signatário. A imagem da assinatura, o nome e a hora do sistema são armazenados juntos no registro da ordem de serviço — assim, qualquer pessoa que revisar o registro posteriormente poderá ver quem assinou, quando e em qual etapa da lista de verificação.
Quando um inspetor solicita um registro assinado específico, a diferença entre "quatro minutos no CMMS" e "seis horas em uma sala de arquivos" pode ser a diferença entre uma inspeção sem ressalvas e uma constatação no Formulário 483. eWorkOrders Produz registros assinados sob demanda.
Fundada em 1995. Criada para clientes — incluindo fabricantes regulamentados pela FDA, sistemas de saúde e operadores de aviação. Mais de 120 prêmios do setor. Altamente avaliada no Capterra, G2 e GetApp. Recursos essenciais para conformidade não são meros detalhes — são parte fundamental da arquitetura.
Quando uma inspeção da FDA é agendada, você liga para uma pessoa que atende — para confirmar os procedimentos de exportação de PDF, revisar a configuração da lista de verificação ou verificar a configuração da sua assinatura antes da chegada do inspetor. Não é um chatbot, nem uma fila de chamados, nem um fornecedor em um fuso horário diferente.
Segurança de nível empresarial — SSO, controles de acesso de usuários e uma das mais altas classificações de segurança do setor de CMMS. As assinaturas são capturadas por meio das mesmas sessões de usuário autenticadas que o restante do sistema, garantindo que a identidade do signatário no registro corresponda à pessoa que fez login.
Desafios comuns na assinatura de documentos — e como resolvê-los eWorkOrders Resolve-os
A maioria das equipes de manutenção sabe que precisa de uma documentação de aprovação melhor — o desafio é encontrar um sistema onde as assinaturas fiquem registradas no próprio trabalho, em vez de em um arquivo separado que pode ou não ser recuperável quando o auditor chegar. Violações de integridade de dados — incluindo trilhas de auditoria ausentes e controles de assinatura eletrônica fracos — foram citadas em 61% das cartas de advertência da FDA em 2021, tornando-as uma das lacunas de documentação mais consequentes na manutenção regulamentada. eWorkOrders Resolve cada um desses problemas colocando assinaturas onde o trabalho é realizado — na lista de verificação, na ordem de serviço.
Assinaturas a tinta úmida — ilegíveis, perdidas ou contestadas
Formulários de assinatura em papel são arquivados em pastas, armazenados em depósitos, danificados pela umidade ou arquivados incorretamente em locais inacessíveis. Quando um auditor solicita a apresentação do registro assinado há 18 meses, a resposta geralmente é "teremos que verificar" — o que nunca é a resposta desejada por um inspetor. eWorkOrders Substitui completamente as assinaturas em papel por capturas digitais armazenadas na ordem de serviço e recuperáveis em segundos.
79% dos contratos são assinados em 24 horas. usando plataformas de assinatura eletrônica — em comparação com dias ou semanas com processos de aprovação em papel que exigem transporte físico, arquivamento e recuperação.
A aprovação depende da memória, não do fluxo de trabalho.
Quando os requisitos de assinatura dependem de alguém se lembrar de coletar uma assinatura, algumas serão esquecidas. Os técnicos estão ocupados, os supervisores estão sobrecarregados e o trabalho é concluído sem a autorização ou verificação necessárias. A falha é descoberta durante uma auditoria — não quando poderia ser corrigida. eWorkOrders Incorpora etapas de assinatura diretamente na lista de verificação, de modo que a aprovação seja uma parte visível do trabalho, em vez de uma tarefa separada para lembrar.
A ausência de trilhas de auditoria e registros eletrônicos não assinados estão entre as constatações mais graves nas inspeções da FDA. — lacunas na documentação que a inclusão da aprovação na lista de verificação ajuda a prevenir na origem.
Os PDFs digitalizados ficam armazenados separadamente do trabalho.
A digitalização de uma assinatura manuscrita e o armazenamento da imagem criam um PDF arquivado em algum lugar — em uma unidade compartilhada, em uma troca de e-mails, em uma pasta que ninguém atualiza. Quando chega a solicitação de auditoria, encontrar a assinatura e associá-la à ordem de serviço correta se torna uma busca manual. eWorkOrders Captura assinaturas diretamente na lista de verificação da ordem de serviço, de modo que a aprovação e o trabalho documentado formam um único registro.
A Parte 11 do Título 21 do CFR exige que as assinaturas eletrônicas sejam vinculadas ao registro que assinam. — Manter as assinaturas na própria ordem de serviço reforça essa ligação muito melhor do que o armazenamento de arquivos separados.
Separação de funções é documentação — não apenas procedimento
Os marcos regulatórios exigem que a pessoa que executa o trabalho não seja a mesma que o verifica. Isso precisa constar no próprio registro. eWorkOrders As listas de verificação podem incluir etapas de assinatura separadas para o técnico e o supervisor — cada uma com seu próprio nome e registro de data e hora — de modo que o registro concluído mostre duas assinaturas distintas para duas funções distintas, exatamente a evidência que um auditor procura.
Regulamentos como o 21 CFR Parte 11 e a ISO 9001 exigem a segregação documentada de funções. — e essa documentação é o que uma lista de verificação com múltiplas assinaturas produz.
Captura de assinatura para todos os setores
Seja para fins regulamentados pela FDA, pela OSHA ou simplesmente para manter registros defensáveis em caso de problemas, a captura de assinaturas é a camada de evidências que protege a operação.
A norma FDA 21 CFR Parte 11 exige que as assinaturas eletrônicas sejam vinculadas ao registro que assinam, tenham registro de data e hora e sejam armazenadas. eWorkOrders A captura de assinaturas mantém as assinaturas na própria lista de verificação da ordem de serviço, fornecendo registros de manutenção que são válidos para inspeção da FDA em relação à documentação de cGMP, FSMA e Controles Preventivos.
As vistorias da Joint Commission, as inspeções do CMS e as regulamentações da FDA sobre dispositivos médicos exigem aprovação documentada da manutenção e calibração de equipamentos clínicos. eWorkOrders Captura a assinatura de conclusão do técnico biomédico e a verificação do supervisor com registros de data e hora que atendem aos requisitos de documentação da JCAHO e da FDA, sem a necessidade de formulários em papel.
As normas OSHA PSM, ISO 9001 e ISO 45001 exigem aprovação documentada para manutenção crítica de segurança — particularmente bloqueio/etiquetagem, permissões para trabalho a quente e entrada em espaços confinados. eWorkOrders As listas de verificação integram a autorização prévia e as assinaturas de conclusão dos técnicos diretamente no fluxo de trabalho, e não em lembretes de procedimentos. Utilizadas pela Honda, Siemens e fábricas em todo o mundo.
Para prestadores de serviços, a captura de assinaturas serve como comprovante de aceitação do trabalho faturável. Para equipes internas de gestão de instalações, representa a transferência de responsabilidade para o inquilino e a documentação do SLA (Acordo de Nível de Serviço). eWorkOrders Captura a aprovação do cliente ao término do serviço — no mesmo dispositivo usado pelo técnico para a execução do trabalho — eliminando disputas sobre a conclusão e o escopo.
Os relatórios de conformidade com a EPA exigem verificação documentada, por parte do operador, das inspeções e das ações corretivas. eWorkOrders Captura a aprovação do inspetor com registros de data e hora que alimentam automaticamente os relatórios de conformidade — dando suporte aos envios do DMR e aos registros internos de qualidade em estações de bombeamento, estações de tratamento e locais remotos.
Relatórios de inspeção do DOT, registros de manutenção de veículos comerciais e documentação de solicitações de garantia se beneficiam de uma assinatura documentada. eWorkOrders Captura as assinaturas do motorista, do técnico e do supervisor nas ordens de serviço de manutenção da frota — auxiliando na documentação da FMCSA, na recuperação da garantia e na resolução de disputas sem a necessidade de ordens de serviço em papel.
Resultados comprovados — Clientes reais
"A possibilidade de verificar qual trabalho foi realizado e quais peças foram utilizadas não tem preço."
microfone
eWorkOrders CMMS simplifica a manutenção de 42 unidades do McDonald's
Nos últimos 24 anos, tenho gerenciado a manutenção e reparos de mais de 42 restaurantes McDonald's. O eWorkOrders O CMMS simplificou muitos processos e melhorou a produtividade na gestão...
eWorkOrders CMMS simplifica a manutenção de 42 unidades do McDonald's
Nos últimos 24 anos, tenho gerenciado a manutenção e reparos de mais de 42 restaurantes McDonald's. O eWorkOrders O CMMS simplificou muitos processos e melhorou a produtividade na gestão de solicitações de serviço, ordens de serviço e comunicações entre minha equipe de 7 técnicos de manutenção e os GMs do restaurante. Antes da implementação de eWorkOrdersMantivemos listas individuais de reparos e solicitações nas diversas lojas. Ter que gerenciar toda a manutenção de todas essas instalações, equipamentos, refrigeradores, etc., deixou minha equipe e eu com listas muito longas para gerenciar. Embora achássemos que o processo estava funcionando bem, sabíamos que precisava haver uma maneira mais eficiente de gerenciar nossas instalações. Depois de uma reunião com Norm, meu representante de contas, ele entendeu meus desafios e fez uma demonstração. eWorkOrders Software CMMS que me mostrou as capacidades e como eWorkOrders poderia melhorar meus processos existentes. Decidimos implementar eWorkOrders em todos os nossos restaurantes. Essa foi a melhor jogada que já fiz! Todos os GMs da loja adoram saber que todos os seus pedidos inseridos no eWorkOrders O sistema está sendo monitorado e será concluído em tempo hábil, incluindo o pedido de peças, etc. Com o robusto conjunto padrão de relatórios, agora podemos monitorar as atividades nos níveis individual e da loja, e analisar os dados para melhorias. Poder inserir uma solicitação de serviço e gerenciar ordens de serviço a partir de um dispositivo móvel é simplesmente incrível! Eu gostaria de ter eWorkOrders anos atrás. Obrigado, Norm, por sua ajuda e profissionalismo em nos colocar em funcionamento eWorkOrdersO Norm está sempre disponível quando tenho dúvidas ou problemas para melhorar o que estou fazendo, já que não sou a pessoa mais proficiente em informática. A boa notícia é que você não precisa ser. Espero não estar parecendo um vendedor, porque não sou, sou apenas um cliente muito satisfeito. Leia o estudo de caso completo
microfone
Carmelo
Manutenção otimizada, melhor comunicação e insights de KPI com eWorkOrders
O uso do eWorkOrders plataforma facilitou o gerenciamento e agilização de nosso fluxo de trabalho de operações e manutenção. Os recursos do sistema, juntamente com a capacidade de resposta do eWorkOrders tec ...
Manutenção otimizada, melhor comunicação e insights de KPI com eWorkOrders
O uso do eWorkOrders plataforma facilitou o gerenciamento e agilização de nosso fluxo de trabalho de operações e manutenção. Os recursos do sistema, juntamente com a capacidade de resposta do eWorkOrders equipe técnica para soluções personalizadas, permitiram que nossa empresa aumentasse a produtividade e a eficiência, integrasse dados com outros sistemas, melhorasse as comunicações de manutenção das instalações, otimizasse nossos processos de negócios e realizasse benchmarking de melhoria contínua de processos por meio de análise de KPI.
Carmelo
Rhett
Economizei $ 150,000! eWorkOrders Compreende os requisitos do cliente
eWorkOrders economizou para meu cliente (Departamento de Transportes da Virgínia) mais de US$ 150,000 por ano só em pessoal! Antes de implementarem eWorkOrders, O VDOT estava gerenciando vários sistemas, com várias plataformas...
Economizei $ 150,000! eWorkOrders Compreende os requisitos do cliente
eWorkOrders economizou para meu cliente (Departamento de Transportes da Virgínia) mais de US$ 150,000 por ano só em pessoal! Antes de implementarem eWorkOrders, o VDOT gerenciava múltiplos sistemas, com múltiplas plataformas. Por serem uma instalação governamental, eles estão muito conscientes dos orçamentos e despesas. Com o eWorkOrders Com a solução CMMS, eles têm todas as informações de inventário e ativos, documentos, cronogramas e informações armazenadas em um local centralizado, acessível de qualquer lugar, a qualquer hora! Por meio da implementação e da facilidade de uso de eWorkOrders Com a solução centralizada de CMMS, eles não precisavam mais de várias pessoas gerenciando vários sistemas legados e conseguiram reduzir o quadro de funcionários e utilizá-los em outra área. No geral, o sistema economizou tempo e dinheiro, além de aumentar a produtividade e a eficiência.
Tem sido ótimo trabalhar com o eWorkOrders Equipe! Eles entenderam as necessidades e exigências dos meus clientes, bem como as restrições orçamentárias, e trabalharam com eles para colocá-los em funcionamento rapidamente com o software.
Eu recomendo fortemente esta equipe para qualquer empresa que realmente queira alcançar o sucesso com uma nova solução CMMS. É muito bom trabalhar com uma equipe que ouve o que você quer e precisa e entrega uma solução com resultado excepcional! eWorkOrders tem como objetivo auxiliar organizações com sucesso durante o processo de implementação e garantir que os clientes se sintam confortáveis com seu sistema. eWorkOrders tem a melhor equipe profissional, técnica e de gestão que trabalha em conjunto para garantir a satisfação do cliente!
Rhett
Pronto para substituir a assinatura em papel por registros digitais prontos para auditoria?
Perguntas frequentes sobre captura de assinatura
Tudo o que os gerentes de manutenção devem perguntar antes de escolher um CMMS para aprovação de conformidade e documentação de auditoria.
O que é captura de assinatura em um CMMS?
A captura de assinatura é uma funcionalidade do CMMS que registra uma assinatura eletrônica em uma lista de verificação de ordem de serviço — coletada em uma tela sensível ao toque de um técnico, supervisor, operador ou cliente — e a armazena permanentemente no registro com um carimbo de data/hora e o nome do signatário. eWorkOrdersCada assinatura é registrada como uma etapa da lista de verificação e fica arquivada na ordem de serviço como parte do registro de trabalho concluído.
Será que eWorkOrders A captura de assinaturas suporta a documentação da 21 CFR Parte 11?
eWorkOrders O sistema suporta as práticas de documentação exigidas pela 21 CFR Parte 11: as assinaturas são capturadas por meio de sessões de usuários autenticados, registradas com data e hora pelo sistema e vinculadas ao registro específico da ordem de serviço assinada. A conformidade final com a Parte 11 é de responsabilidade da organização regulamentada — mas eWorkOrders Fornece a base de registro de dados utilizada por indústrias regulamentadas pela FDA, incluindo as indústrias farmacêutica, de dispositivos médicos e de fabricação de alimentos.
Que dispositivos podem ser usados para capturar assinaturas?
As assinaturas podem ser capturadas em qualquer smartphone iOS ou Android, tablet ou computador com tela sensível ao toque. Não é necessário nenhum dispositivo adicional para assinatura. O signatário usa o dedo ou uma caneta stylus no dispositivo já em uso para a ordem de serviço. Este é o mesmo dispositivo usado para eWorkOrders manutenção móvel — Sem instalação de novo hardware, sem instalação de novo software.
É possível coletar várias assinaturas em uma única ordem de serviço?
Sim, uma única lista de verificação pode incluir várias etapas de assinatura. Uma configuração comum é a autorização prévia do supervisor antes do início do trabalho, a assinatura de conclusão pelo técnico ao final do serviço, a verificação do supervisor durante a revisão de qualidade e a aceitação do cliente ou operador na entrega. Cada assinatura passa a fazer parte da lista de verificação concluída, com seu próprio registro de data e hora, nome do signatário e declaração associada.
Como as assinaturas são armazenadas após a captura?
Uma vez capturada, a assinatura é armazenada na ordem de serviço como parte da lista de verificação concluída — a imagem da assinatura, o nome do signatário, a declaração assinada e o registro de data e hora são mantidos juntos. Quando a ordem de serviço é recuperada posteriormente para revisão, as assinaturas já estão lá. O registro não fica armazenado em um arquivo separado, uma unidade compartilhada ou um arquivo PDF digitalizado.
Como as assinaturas obrigatórias são incorporadas ao fluxo de trabalho?
As assinaturas são incorporadas às listas de verificação. Quando uma lista de verificação inclui uma etapa de assinatura, o signatário a considera parte integrante da conclusão da lista, e não algo a ser lembrado posteriormente. As listas de verificação podem ser configuradas para serem carregadas automaticamente em ordens de serviço de um determinado tipo (calibrações, manutenções preventivas, permissões para trabalhos a quente, inspeções), e qualquer lista de verificação também pode ser adicionada manualmente a qualquer ordem de serviço. A lista de verificação é o que incorpora a exigência de assinatura ao trabalho.
Como recuperar uma ordem de serviço assinada durante uma auditoria?
As ordens de serviço assinadas podem ser recuperadas no módulo de relatórios Por número da ordem de serviço, intervalo de datas, ativo, técnico ou tipo de ordem de serviço. A recuperação leva segundos. O arquivo exportado é um PDF formatado contendo o registro completo — detalhes do trabalho, listas de verificação, peças, mão de obra, fotos e todas as assinaturas com seus respectivos registros de data e hora e declarações — pronto para ser entregue diretamente a um inspetor da FDA, agente de conformidade da OSHA, inspetor da Joint Commission ou perito de seguros.
A captura de assinaturas funciona para setores não regulamentados?
Sim — embora a captura de assinaturas seja crucial para operações regulamentadas pela FDA, OSHA, ISO e Joint Commission, equipes não regulamentadas a utilizam para aceitação de faturas de prestadores de serviços, documentação de entrega de obras a inquilinos, comprovação de reivindicações de garantia, proteção contra disputas com seguros e prestação de contas interna. Qualquer situação em que a "comprovação de que o trabalho foi concluído e aceito" seja importante é uma situação em que as assinaturas digitais superam os formulários manuscritos.
Qual eWorkOrders O plano inclui captura de assinatura?
A captura de assinaturas — incluindo a aprovação em várias etapas de listas de verificação e a exportação de PDFs prontos para inspeção — está incluída no pacote. eWorkOrders Plano empresarial. Todos os planos incluem usuários ilimitados, portanto, não há taxa de licenciamento por usuário. Consulte preços e planos Para obter detalhes completos sobre os recursos por nível.
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1. Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA (FDA). Dados de inspeção do ano fiscal de 2023 — aproximadamente 31% das inspeções (5,800 de 18,539) resultaram em constatações de Ação Voluntária ou Oficial Indicada. |
2. Análise das cartas de advertência da FDA em 2021 — 61% das cartas de advertência citaram violações de integridade de dados, incluindo ausência de trilhas de auditoria e controles de assinatura eletrônica deficientes. |
3. FDA 21 CFR Parte 11. Requisitos de registros eletrônicos e assinaturas eletrônicas para equipes de manutenção. |
4. Certinal. Estatísticas de assinatura eletrônica 2025 — prazos de entrega de documentos e métricas de adoção. |
