Software de gerenciamento de ordens de serviço

Nosso software de sistema de gerenciamento de ordens de serviço bem projetado simplifica o gerenciamento de todo o processo de ordens de serviço do início ao fim. Com apenas alguns cliques, uma ordem de serviço pode ser inserida, aprovada e enviada ao técnico adequado.

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é uma solicitação formal de manutenção, reparo ou tarefas que precisam ser realizadas e descreve os processos e procedimentos para concluir essas tarefas. Sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) o software automatiza e agiliza esses processos desde o início até a conclusão da tarefa.

A sistema de ordem de serviço simplifica as operações e melhora a eficiência. Nossa plataforma baseada na web ajuda você a gerenciar tarefas perfeitamente. Esta solução combina software de ordem de serviço de manutenção com recursos digitais, permitindo o gerenciamento de tarefas em tempo real. Nossa plataforma se adapta às suas necessidades, de recursos básicos a avançados de rastreamento.

Nosso sistema de gerenciamento de ordens de serviço aumenta a produtividade em todos os setores. O sistema de rastreamento monitora a conclusão do trabalho de forma eficiente, otimizando recursos e reduzindo o tempo de inatividade. A plataforma suporta ordens de serviço digitais e eletrônicas, tornando-a ideal para equipes de serviço e gerentes de instalações.

Experimente uma interface amigável que prioriza velocidade e confiabilidade. Não importa se você precisa de gerenciamento básico de tarefas ou software de sistema abrangente, nossa solução ajuda sua equipe a ter sucesso com fluxos de trabalho simplificados.

Recursos do nosso software de gerenciamento de ordens de serviço

Com nosso software de gerenciamento de ordens de serviço, você pode:

Defina claramente instruções detalhadas sobre o que precisa ser feito.
Crie, atualize e gerencie ordens de serviço em um computador, smartphone ou dispositivo móvel.
Anexe faturas, documentos, esquemas, diagramas, arquivos ou fotos às ordens de serviço.
Acesse manuais.
Anexe notas.
Fornece colaboração em tempo real entre os membros da equipe.
Identifique e registre os números das peças.
Registre a hora de início e a hora de término.
Gerenciar o tempo de inatividade de ativos, despesas, materiais, etc.
Acessar e gerenciar inventário.
Crie listas de verificação para garantir que os processos sejam seguidos.
E muito mais.

Solicitação de serviço (solicitação de serviço) vs. ordem de serviço

Uma Solicitação de Serviço (também chamada de Solicitação de Trabalho) é uma solicitação para uma tarefa de manutenção enviada por um membro da equipe que não seja da manutenção ou um cliente. Quando um usuário envia uma solicitação, o sistema gera instantaneamente uma ordem de serviço após a aprovação, atribuindo automaticamente as tarefas aos técnicos mais qualificados. Isso simplifica as operações, melhora a comunicação, permite o rastreamento em tempo real e minimiza o tempo de inatividade, otimizando a manutenção em todos os setores.

Uma Ordem de Serviço é uma autorização para a equipe de manutenção realizar tarefas de manutenção.

"Nós escolhemos eWorkOrders devido à sua capacidade superior de registrar a compra e o rastreamento do estoque. Além disso, as informações da ordem de serviço eram muito mais detalhadas e fáceis de usar do que qualquer coisa no mercado. O suporte técnico também é incrível! Eles SEMPRE respondem a qualquer problema ou sugestão que temos de forma oportuna e profissional.”
Estudo de caso

Por que você precisa de ordens de serviço CMMS

As ordens de serviço são o núcleo de um programa de manutenção. O software de ordem de serviço CMMS fornece às organizações as ferramentas para se manterem atualizadas sobre mão de obra, projetos e recursos. eWorkOrders As ferramentas de gerenciamento de ordens de serviço CMMS permitem que uma organização assuma o controle do backlog de trabalho e dos trabalhos futuros, faça melhorias, aumente a produtividade do trabalho e permaneça em conformidade. Alguns dos recursos que as Ordens de Serviço CMMS podem oferecer para sua organização incluem:

Fornece uma explicação detalhada do problema, reparo ou problema.
Gerencie de forma mais eficaz os recursos e ferramentas necessários para concluir a manutenção.
Reduza confusões, erros e informações perdidas.
Acesse todas as suas ordens de serviço ou tarefas abertas em seu computador ou dispositivo móvel.
Gerencie recursos e equilibre cargas de trabalho com mais eficiência.
Automação de agendamento de trabalho, recursos e trabalhadores contratados.
Estabeleça benchmarks de reparo.
Pesquise de forma rápida e fácil suas ordens de serviço e gere relatórios interativos detalhados.
Acompanhe custos e despesas.
Acesse informações detalhadas e histórico do cliente.
Notificações automáticas por e-mail.
O acesso móvel oferece a capacidade de trabalhar em qualquer lugar.
Muitos outros recursos.

Tipos de ordens de serviço e funções

As ordens de serviço podem ser usadas em qualquer negócio e em qualquer setor. Abaixo estão alguns exemplos dos diferentes tipos de tarefas para as quais as empresas usam um CMMS Work Order Management:

Ordem de serviço padrão

Uma ordem de serviço padrão é uma tarefa de manutenção não crítica que não representa um risco imediato para instalações, sistemas, equipamentos ou componentes. Alguns exemplos são a remoção de equipamentos antigos, a instalação de novos equipamentos e trabalhos de manutenção não críticos, como projetos cuja finalidade é exclusivamente de modernização ou cosmética.

Manutenção preventiva

Esta ordem de serviço dá aos usuários a capacidade de programar tarefas de manutenção de rotina em ativos e equipamentos para minimizar quebras inesperadas. A ordem de serviço de manutenção preventiva dá aos usuários a capacidade de controlar, planejar, programar e identificar os materiais, peças e mão de obra para fazer o trabalho dentro de um prazo específico.

Prepare-se para inspeções

Ter todo o histórico de reparos e documentação armazenados em um CMMS, com a capacidade de extrair os dados em relatórios personalizados, facilita inspeções e relatórios de auditoria mais eficientes.

Reativo\Emergência

Uma ordem de serviço reativa ou de emergência é gerada quando ocorre uma quebra de equipamento ou uma falha na instalação e cria um ambiente inseguro, ou um ativo crítico precisa ser reparado imediatamente. Uma ordem de serviço de emergência é usada para registrar e rastrear qualquer trabalho executado que não tenha sido planejado antecipadamente.

Manutenção corretiva

Uma ordem de serviço de manutenção corretiva é gerada como resultado de uma inspeção regular, manutenção preventiva, emergencial, etc., que identifica a falha em um prazo razoável para que a manutenção corretiva seja planejada e programada.

Benefícios

Alguns benefícios e vantagens da implementação eWorkOrders software de manutenção de ordens de serviço em sua organização são:

Aumentar a disponibilidade e o desempenho dos equipamentos.
Controlar custos.
Aumente a produtividade dos funcionários.
Reduza horas extras.
Melhorar o atendimento ao cliente.
Minimize a papelada.
Reduza o backlog de manutenção.
Melhorar a segurança.
Esteja em conformidade com os regulamentos da empresa, estaduais e federais.
Economize tempo e dinheiro.
E mais.

eWorkOrders tem todos esses recursos e muito mais! Entre em contato conosco e fale com um de nossos executivos de contas para orientá-lo em uma demonstração ao vivo.

Ordens de serviço passadas e presentes

Tenho certeza de que alguns de vocês estão se perguntando como seu atual processo de gerenciamento de ordens de serviço se compara à tecnologia atual. Vamos dar uma olhada em alguns dos processos para ver como eles se comportam:

Papel e caneta

O sistema de gerenciamento de pedidos burocráticos já existe há muito tempo e é fácil de usar, mas tem funções limitadas no ambiente em que vivemos hoje. Devido à facilidade de uso, é necessário pouco treinamento e você sempre tem um registro em papel.

Algo tão fácil e simples de usar apresenta muitas falhas. Pedidos de papelada estão sujeitos a serem arquivados incorretamente, perdidos ou danificados. Eles consomem muito tempo quando você tenta encontrar, recuperar e classificar pedidos de papelada. Os pedidos de papelada estão sujeitos a inconsistências e imprecisões devido a erros humanos: palavras com erros ortográficos, caligrafia ilegível, escrita com o dígito errado de um número de ativo ou especificação do tempo errado que levou para concluir um trabalho. Com papel e caneta, não há como identificar ou corrigir facilmente esses erros.

Concluir ordens de serviço com papel e caneta consome muito tempo e o tempo geral de resposta para concluir o trabalho é mais lento usando esse método. Com papel e caneta, você inicia o processo obtendo pessoalmente a ordem de serviço do seu gerente, então você tem que procurar por quaisquer desenhos, manuais ou guias de solução de problemas e folhear toda essa documentação, então você está pronto para ir para a localização do ativo para realizar o trabalho. Uma vez no local, talvez seja necessário localizar peças de reposição, o que significa outra viagem de volta à fábrica para verificar o estoque. Assim que o trabalho for concluído, você estará pronto para preencher a ordem de serviço e fechá-la; então você precisa voltar ao seu gerente para entregá-lo em mãos, para que você possa informá-lo que o trabalho foi concluído. Em seguida, a ordem de serviço é assinada e arquivada. O processo se repete para cada trabalho. Este processo de fluxo de trabalho não é eficiente e custa muito tempo e dinheiro no longo prazo.

Planilhas do Excel

Com o crescimento da indústria de informática, as empresas começaram a migrar do papel e da caneta para o uso de softwares de planilhas para gerenciar suas ordens de serviço. Essa forma digital de gerenciar ordens de serviço era fácil de configurar e você não precisava ser um especialista para usar a ferramenta básica. Usando planilhas para gerenciar ordens de serviço, as organizações ficam menos propensas a danificar ou perder arquivos. Agora ficou mais fácil compartilhar informações com os membros da equipe, buscar informações, criar relatórios e reduzir o número de viagens de volta à fábrica.

Embora as planilhas sejam um avanço em relação ao papel e à caneta, ainda há um muitos problemas em torno de planilhas que indicam que esta ainda não é uma forma eficiente de gerenciar ordens de serviço de manutenção. Algumas dessas planilhas precisam ser compartilhadas entre equipes ou departamentos, mas algumas planilhas são armazenadas em um único computador, o que dificulta a visualização de informações atualizadas sobre uma ordem de serviço. Os usuários precisam ser diligentes ao compartilhar e fazer alterações em tempo real. Se alguém salvar sua ordem de serviço ou ela for excluída antes do backup do sistema, todo o seu trabalho será perdido para sempre. Eles também estão sujeitos a problemas de segurança porque qualquer pessoa pode alterar os dados, a menos que você os proteja com senha. Isso vem com outros problemas de perda de senhas e distribuição delas para as pessoas certas.

Planilhas são difíceis de usar para manutenção preventiva. Com capacidades limitadas de rastreamento e tarefas demoradas de criação de relatórios, esta ainda não é uma forma eficiente de gerenciar suas ordens de serviço de manutenção. As planilhas não possuem processo de notificação e os técnicos precisam aguardar instruções do gerente de manutenção. As planilhas são fáceis de usar no modo de tela cheia em um computador, mas as planilhas são muito difíceis de ver e navegar em dispositivos móveis.

Software de sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS)

A tecnologia digital está cada vez melhor. Há muitos prós e benefícios em gerenciar suas ordens de serviço de manutenção com Software CMMS. Uma das maiores vantagens do CMMS é ter todos os dados armazenados em um local centralizado na nuvem e poder gerenciar ordens de serviço de qualquer lugar. O software CMMS oferece às equipes a capacidade de compartilhar informações, criar, rastrear, concluir e analisar tarefas em tempo real, de qualquer lugar. O recurso de gerenciamento de ordens de serviço CMMS oferece aos usuários a capacidade de visualizar históricos de ativos, fazer upload de documentos críticos, como manuais, garantias, guias de solução de problemas, imagens e esquemas. As equipes de manutenção são notificadas em tempo real quando as ordens de serviço são inseridas no sistema. Um CMMS economiza tempo e dinheiro.

Ter todos os seus dados em um sistema centralizado oferece aos usuários a capacidade de executar, visualizar e gerenciar seu inventário de qualquer lugar. Tenha sempre informações ao seu alcance com a capacidade de gerar relatórios detalhados para ajudá-lo a se preparar para auditorias e inspeções. Esses relatórios fornecem uma melhor compreensão do desempenho dos seus processos de manutenção e gerenciamento de ordens de serviço.

Há muitos benefícios em usar um CMMS, em comparação com papel, caneta e planilhas. Alguns funcionários consideram a tecnologia um desafio, por isso a adoção e aceitação desta tecnologia pode ser um pouco mais lenta. Mas eWorkOrders entende que cada um aprende em um ritmo diferente, por isso adotamos ferramentas muito eficientes para facilitar a formação das equipes. Desde webinars, vídeos, documentação, telas de ajuda e suporte técnico, desenvolvemos as ferramentas certas para que qualquer pessoa se adapte facilmente à nossa solução de software CMMS. Nosso software é muito fácil de usar e temos depoimentos de clientes que usaram um computador, mas se adaptaram rapidamente ao nosso sistema.