Escolher um sistema de gerenciamento de manutenção para sua organização pode ser complicado. Esteja você começando do zero ou desejando atualizar um sistema existente, esta é uma tarefa importante e você deseja ter certeza de que tomou a decisão certa. Você precisa escolher a solução certa que atenda aos seus objetivos de negócios e seja escalonável para crescer de acordo com as necessidades do seu negócio.
Você só deseja tomar essa decisão uma vez, por isso é essencial fazer sua lição de casa com antecedência. Isso economizará muito tempo, dinheiro e aborrecimentos para garantir que você terá um sistema que atenderá às suas necessidades atuais e às suas necessidades e expectativas futuras.
O que é software de gerenciamento de manutenção?
Software de gerenciamento de manutenção, como um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) iUm software que centraliza as informações de manutenção e simplifica os processos das operações de manutenção. O CMMS organiza e ajuda as organizações a gerenciar as atividades de manutenção para, em última análise, aumentar a produtividade dos ativos, diminuir custos e otimizar processos. Embora tentador, software CMMS gratuito muitas vezes carece de escalabilidade e suporte.
As dicas abaixo são um guia para ajudá-lo no processo de escolha do software CMMS certo que atenderá ao seu crescimento atual e futuro previsto.
Observação: nem todos os fornecedores oferecem os mesmos pacotes ou recursos, por isso é importante discutir seus requisitos para garantir que o fornecedor atenda às suas necessidades e que você entenda todos os custos.
Nº 1 Definir metas
É importante identificar todos os departamentos da organização que serão afetados pela implementação do CMMS. Identificar todas as necessidades antecipadamente nos estágios iniciais o ajudará a chegar um passo mais perto de escolher a solução de software CMMS certa. Com esse insight, você pode avaliar os diferentes recursos e ter um CMMS completo que acomodará todas as operações de manutenção do seu negócio.
Quais problemas você está tentando resolver? Documente todos os seus problemas de manutenção e necessidades de negócios antes de se reunir com um fornecedor. Algumas sugestões a considerar:
- Qual é o maior problema de manutenção que você está tentando resolver?
- Você precisa de agendamento de manutenção preventiva?
- Ser capaz de fazer manutenção preditiva é importante?
- Você precisa gerenciar o estoque de peças de reposição?
- Você precisa acompanhar e manter informações sobre ativos (histórico de reparos e custos) desde a compra até o descarte?
- Você deseja gerenciar e rastrear todas as suas ordens de serviço de qualquer lugar?
- Você precisa anexar listas de verificação às ordens de serviço?
- Você precisa de aprovações para ordens de serviço?
- Você precisa fazer upload de fotos e outros documentos para ordens de serviço?
- Você precisa gestão de frotas?
- Você precisa de relatórios detalhados para auditorias, inspeções, etc.?
- Você precisa gerenciar despesas de manutenção?
- Você precisa integrar com algum sistema adicional?
- Você precisa ter uma visão clara de suas operações de manutenção?
Nº 2 Baseado na nuvem ou no local?
Baseado na nuvem ou no local, o que é certo para sua empresa? Esta decisão pode ter um grande impacto nos custos e recursos de implementação.
CMMS baseado em nuvem
O software CMMS baseado em nuvem é um serviço hospedado acessível pela Internet.
- Nenhum hardware ou software para instalar.
- O fornecedor cuidará de backups, segurança e atualizações.
- Os sistemas CMMS baseados em nuvem permitem que as empresas se concentrem nas responsabilidades principais, evitando a necessidade de contratar recursos adicionais.
- Custo inicial e custo total de propriedade (TCO) mais baixos.
- Sem custos de licenciamento de software
- Sem novos requisitos de infraestrutura
CMMS no local
O software de manutenção local é instalado e executado nos computadores da organização que usa o software.
A organização que adquire o software é responsável por:
- Adquira direitos de uso para o software antecipadamente.
- Compre o equipamento necessário para executar o software.
- Instale o software ou pague a terceiros para instalá-lo.
- Equipe de TI dedicada para suporte e manutenção.
- A equipe de TI controla a segurança e o uso do software.
- Controle dados e sistemas gerais.
- Os dados confidenciais são armazenados e tratados internamente.
- Você é responsável por todas as atualizações de software.
- Novos recursos e correções de bugs geralmente acarretam custos adicionais.
Nº 3: Avaliação de recursos e benefícios
Você precisa ter certeza de que o características dos CMMS propostos têm todos os recursos para satisfazer os requisitos do seu negócio. Converse com os fornecedores, solicite uma demonstração e tire dúvidas. O objetivo de um CMMS é automatizar o máximo possível de processos de manutenção manual.
#4 O CMMS é escalável?
Ao escolher o software CMMS, é importante pensar em como o sistema apoiará as suas operações de manutenção à medida que a sua organização cresce. Escolher um sistema escalável economizará muito dinheiro e o agravamento de procurar um novo sistema porque você superou o tamanho do sistema atual.
Ao pensar em um CMMS, você precisa considerar o crescimento futuro, a adição de mais usuários ou o armazenamento de dados. Você precisa ter certeza de que o software que está adquirindo é flexível para atender às suas necessidades crescentes. Além disso, recursos extras podem acarretar custos adicionais que você precisa considerar.
Se você escolher uma solução CMMS local, precisará considerar também a compra de licenças adicionais e o número de licenças que poderá adquirir. Com usuários extras e um banco de dados maior, talvez seja necessário adquirir espaço extra no servidor para acomodar o armazenamento adicional de arquivos. Recursos adicionais também podem ser necessários para gerenciar e manter o software CMMS local.
#5 O CMMS é fácil de usar?
Fácil de usar significa que o software é fácil de usar, simples de entender e possui uma interface limpa para todos os recursos e funcionalidades que seu negócio exige. O que uma pessoa considera “fácil” é baseado em sua própria habilidade, conhecimento ou experiência. Como você supera diversas habilidades? Você precisa perguntar ao fornecedor que tipo de treinamento ou vídeos de ajuda eles oferecem. Lembre-se de que nem todos os usuários usarão todos os recursos, portanto, você precisa garantir que os usuários avançados tenham o conhecimento e as habilidades necessárias para acessar os recursos. A melhor coisa que você pode fazer é obter uma demonstração e fazer perguntas.
Nº 6 Acesso móvel
Selecionando um CMMS com celular O acesso dá à sua equipe de manutenção a capacidade de gerenciar suas tarefas de manutenção de qualquer lugar. Isso aumenta o tempo de resposta, a eficiência e a produtividade. Os técnicos podem gerenciar e preencher ordens de serviço, listas de verificação e muito mais em seus dispositivos móveis. Eles podem pesquisar informações históricas ou verificar os níveis de estoque no departamento de peças diretamente de seus dispositivos móveis.
Nº 7 Segurança de dados
A segurança cibernética tornou-se agora uma palavra diária em todos os setores. Com equipes de manutenção e confiabilidade de ataques de ransomware em todas as instalações, as organizações precisam avaliar seu nível de risco cibernético e implementar planos para garantir que seus dados CMMS estejam protegidos.
Os fornecedores dizem que têm uma rede segura, mas será que têm mesmo? Hoje, existem empresas especializadas em analisar redes de fornecedores para garantir que seus dados estejam seguros. Esses fornecedores fornecem Classificação de “Pontuações de Segurança” sobre sua segurança em diversas categorias. Este seria um bom momento para escolher um fornecedor com classificação de 100%. Ao avaliar um fornecedor, pergunte qual é sua classificação e compartilhe seu scorecard de segurança cibernética com você.
Um fornecedor com uma pontuação baixa em segurança cibernética pode abrir as portas para violações de segurança e paralisar seus negócios.
#8 Custos
Nem todos os CMMSs são criados iguais e alguns provedores de serviços cobram taxas adicionais, portanto, você precisa fazer perguntas antecipadamente para ter certeza de que está recebendo o que pede.
Abaixo estão algumas perguntas sobre preços que você pode querer fazer:
- Existem cobranças separadas para configuração?
- Você cobra pelo suporte?
- As atualizações são gratuitas?
- Preciso fazer alguma coisa com as atualizações?
- Há alguma taxa de hospedagem?
- Existe alguma cobrança pelo treinamento?
- Há algum custo adicional?
A maioria dos softwares CMMS baseados na web é avaliada de acordo com o número de usuários e o nível de recursos. Aqui estão os três planos mais comuns:
Plano de assinatura mensal por usuário
Este é um plano de assinatura mensal, onde as empresas pagam apenas pelo número de funcionários que realmente utilizam o software. Esses planos geralmente vêm em vários níveis, dependendo do nível de recursos,
Alguns planos também fornecem um portal de manutenção onde qualquer pessoa pode enviar uma solicitação de ordem de serviço com ID e senha opcionais.
Plano de assinatura por mês
Este plano de assinatura mensal geralmente inclui um número máximo de usuários e locais de trabalho, bem como um conjunto específico de recursos. Esta assinatura está estruturada mais para pequenas empresas com operações básicas e número limitado de usuários.
Taxa única de licenciamento perpétuo
Os sistemas locais são ferramentas instaladas fisicamente e executadas nos computadores de uma organização. Todas as despesas associadas à instalação, atualizações, manutenção, correção de bugs, licenças, armazenamento de dados, etc. são de responsabilidade da organização que adquiriu o hardware local. A taxa de licenciamento perpétuo é muito mais alta do que uma taxa de assinatura e é paga de uma só vez durante a implementação.
Versões gratuitas do CMMS
Existem dois tipos de pacotes CMMS “gratuitos”.
Alguns provedores de CMMS afirmam que seu CMMS é “gratuito”, mas cobram pelo suporte por telefone e e-mail, taxas de hospedagem, usuários adicionais e outros serviços. Ou pode não ter nenhum suporte.
Existem outros provedores de CMMS que oferecem versões gratuitas de suas soluções pagas. Mas essas versões oferecem funcionalidades e recursos muito limitados por um período limitado de tempo. Você pode querer pensar se deseja dedicar tempo e recursos para usar este software por um período limitado de tempo.
Muito trabalho é dedicado a esses testes de curta duração que não dão acesso aos recursos que você realmente precisa e podem ser frustrantes ou não ser uma boa indicação do software em funcionamento. Se você decidiu fazer um teste, defina os critérios para quais recursos deseja trabalhar.
Reserve um tempo para obter uma demonstração ao vivo com o fornecedor. Tenha alguém da sua equipe de manutenção na demonstração, pois são eles que mais vão utilizar.
#9 O fornecedor é confiável?
Certifique-se de que o fornecedor seja respeitável, confiável e tenha a experiência necessária para resolver qualquer problema que possa surgir. Você deve procurar informações como número de anos no mercado, portfólio de produtos, programa de segurança e classificações em sites de avaliação.
Pergunte ao fornecedor quantos anos de experiência prática em CMMS sua equipe de suporte possui. Um fornecedor que possui uma equipe de vendas com anos de experiência real em manutenção de CMMS é uma verdadeira vantagem. Ter que interagir com alguém que tenha experiência real de mais de uma semana de treinamento em CMMS é uma indicação positiva de que este fornecedor leva a sério o fornecimento de uma ótima experiência ao cliente. Ter experiência prática traz muitas vantagens. Eles falam a sua língua, entendem o que você está falando, podem se identificar com qualquer situação e trazem recomendações adicionais e muitos conselhos úteis. Pense seriamente sobre este fornecedor.
Confira as avaliações dos clientes em sites de comparação como o Capterra ou outros sites de avaliações para ver o que os outros têm a dizer sobre eles.
Reserve um tempo para avaliar sua interação com o fornecedor durante a demonstração. Esta é uma decisão importante que você está tomando e deseja acertar na primeira vez.
Nº 10 Suporte Técnico
Você terá seu CMMS por um longo tempo, então quer ter certeza de que terá o melhor suporte técnico. É importante compreender a base de conhecimento da equipe técnica.
* Eles têm experiência prática de longo prazo para que você se sinta confortável quando surgir uma emergência, alguém será capaz de entender sua situação e responder facilmente.
* O suporte técnico é gratuito enquanto você estiver com esse fornecedor?
* Como é fornecido o suporte técnico? (telefone, suporte por e-mail ou portal da web)
* Você tem acesso a outros recursos de autoajuda, como telas de ajuda ou vídeos?
Alguns fornecedores oferecem chat ao vivo, mas a maioria cobra uma taxa por essa opção. Alguns fornecedores exigem a compra de um plano de suporte para receber suporte. Saiba como gerenciamento de peças de reposição contribui para operações de manutenção enxutas.
Resumo
Vivemos num mundo muito rápido e competitivo, e as empresas são desafiadas a encontrar a forma mais acessível, eficiente e eficaz de fazer crescer os seus negócios e ser rentáveis. O objetivo do software CMMS é tornar sua operação de manutenção mais eficiente, automatizando diversos processos, gerenciando dados, eliminando redundância e erros humanos. O CMMS oferece as ferramentas para gerenciar seu programa de manutenção preventiva e prolongar a vida útil de seus ativos. Seguir as dicas descritas acima para selecionar uma solução de software CMMS irá ajudá-lo em seu processo de seleção de um fornecedor que o ajudará a atender aos seus requisitos para que sua organização de manutenção trabalhe com desempenho máximo.
Próximos passos
Você ainda tem dúvidas? Quer uma demonstração gratuita” Ligue-nos para saber mais sobre os benefícios do software de sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) e como a implementação de uma solução de software CMMS pode ajudar a melhorar suas operações de manutenção.
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