Planilhas vs CMMS: Benefícios das Ferramentas de Manutenção Modernas

CMMS x planilhas

Gerenciar suas operações de manutenção e instalações usando planilhas pode custar mais dinheiro do que você imagina!

Muitas organizações começam gerenciando sua manutenção e instalações por meio de planilhas. As planilhas fazem parte de um pacote de software de computador padrão e estão facilmente disponíveis. À medida que as empresas crescem e se mantêm à frente da concorrência, as folhas de cálculo podem não ser a forma mais eficaz de acompanhar as complicadas exigências da gestão de operações. Como o uso e o preenchimento de planilhas afetam o tempo, a precisão, o dinheiro, a satisfação do cliente e os negócios em geral da sua organização?

CMMS ou planilhas? A preocupação número um na implementação de uma solução de software CMMS é o custo. Mas é realmente mais caro que uma planilha? Vamos comparar as vantagens e desvantagens para que você possa tomar a decisão de negócios certa, melhorar as operações e economizar dinheiro!

função

CMMS

Spreadsheets

Funcionalidade	Ferramentas, relatórios e recursos mais poderosos, fornecendo informações em tempo real para análises mais aprofundadas.	Processo manual com recursos e ferramentas de análise limitados.
Confiabilidade de dados	Os dados são inseridos em um banco de dados centralizado, acessível a várias pessoas. Isso garante informações sempre atualizadas e em tempo real.	Atualizar e mesclar planilhas manualmente leva a erros que causam falhas de comunicação, desperdício de recursos, custos adicionais e atrasos.
Trabalho intensivo	As equipes de manutenção e de instalações podem atualizar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento. As informações estão sempre atualizadas e em dia. São necessários poucos recursos para usar este sistema.	A entrada e a consolidação de dados são processos manuais demorados. Recursos adicionais podem ser necessários para gerenciar e analisar os dados.
Ordens de trabalho	Atualizado eletronicamente de qualquer lugar em tempo real. Informações, documentos, imagens, manuais, etc. são armazenados e acessíveis em um banco de dados centralizado.	As cópias em papel tendem a se perder, serem extraviadas ou danificadas. Verificar se os dados estão atualizados pode ser difícil e demorado. Manuais, imagens e outros documentos não são facilmente acessíveis.
Manutenção preventiva	Com o software CMMS, os usuários podem agendar facilmente trabalhos de manutenção preventiva e notificar automaticamente os técnicos quando o trabalho precisar ser realizado.	As planilhas não possuem processo de notificação para ajudar os técnicos a gerenciar suas atribuições.
Controle de estoque e rastreamento de peças de reposição	Atualizações automáticas de estoque, peças, fornecedores, etc.	As planilhas não são flexíveis e as contagens de estoque e peças de reposição são manuais e não são atualizadas automaticamente.
Comunicações	As ordens de serviço são enviadas automaticamente ao técnico responsável. A repriorização e a distribuição das ordens de serviço são feitas em tempo real.	A comunicação é limitada e exige um processo manual para contatar os técnicos em caso de alterações. Planilhas atualizadas manualmente são propensas a erros e as informações não são atualizadas em tempo real.
Banco de dados centralizado	Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana aos dados, de qualquer lugar e a qualquer hora.	Compilar e localizar dados em planilhas é um processo manual. Os dados não estão atualizados e são propensos a erros.
Atualizações em tempo real	Acesso instantâneo à atividade e status da ordem de serviço.	Sem atualizações em tempo real.
Relatórios e Análise	Centenas de relatórios para filtrar e extrair os dados relevantes para as organizações. Os relatórios estão disponíveis a qualquer momento com os dados mais recentes. Os cálculos e análises são realizados dentro da própria estrutura de relatórios.	As informações precisam ser atualizadas manualmente, portanto, os relatórios podem não refletir os dados mais recentes. Os cálculos e análises são manuais e estão sujeitos a erros.
Auditorias e Inspeções	Atualizações de ordens de serviço em tempo real. Os dados são atualizados eletronicamente e mantidos em um banco de dados centralizado. Fácil acesso para criar e extrair dados precisos para auditorias e inspeções críticas.	Trabalho manual e demorado. As atualizações não são em tempo real, estão sujeitas a erros e planilhas extraviadas. Os relatórios são gerados manualmente e as informações podem não estar disponíveis.
Satisfação do cliente	Os clientes podem enviar uma solicitação de serviço de qualquer lugar e a qualquer momento. Os clientes podem se manter informados sobre o status e o andamento da solicitação por e-mail.	Planilhas eletrônicas não conseguem proporcionar a mesma interação com o cliente que um CMMS (Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado). As notificações são processos totalmente manuais.

Por que CMMS em vez de planilhas?

• As planilhas já existem há muito tempo, mas não oferecem a flexibilidade e a precisão de uma solução de software CMMS.
• O CMMS simplifica e automatiza processos para acomodar as operações de manutenção da sua organização.
• O CMMS economiza tempo e dinheiro das organizações e aumenta a produtividade.
• Um CMMS é facilmente acessível a partir de um computador ou dispositivo móvel, proporcionando aos usuários as ferramentas para atualizar informações em tempo real.
• A flexibilidade de um CMMS oferece às organizações um sistema que se adapta a empresas de qualquer tamanho, em qualquer setor.

Pergunte a si mesmo estas perguntas:

• É importante manter-se à frente da concorrência?
• Você quer que sua equipe trabalhe mais rápido?
• Você quer que sua equipe seja mais eficiente?
• A gestão de activos é importante?
• Quer economizar tempo e dinheiro?
• Responder às questões dos clientes é importante?

Se você respondeu "sim" a alguma dessas perguntas, por que não entrar em contato conosco hoje mesmo para uma demonstração gratuita e falar com um de nossos especialistas em CMMS? O CMMS claramente vence quando comparado vantagens e desvantagens da manutenção.

Está com dificuldades para adotar o sistema? Estes dicas práticas de CMMS pode ajudar a aumentar o engajamento. Aprenda como ferramentas de gestão de ativos promova a tomada de decisões informadas e reduza custos.