Simplifique seu processo de solicitação de serviço
O que é uma solicitação de serviço (solicitação de trabalho)?
Uma Solicitação de Serviço, às vezes chamada de Solicitação de Trabalho, fornece comunicações e gerenciamento de serviços necessários, permitindo que você agilize a entrada de solicitações e maximize a eficiência do desempenho do trabalho. O Módulo de Solicitação de Serviço em um CMMS (Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado) fornece aos clientes um formulário rápido e fácil de preencher em um computador, smartphone ou dispositivo móvel, garantindo acessibilidade em todas as plataformas. Este sistema intuitivo permite tempos de resposta mais rápidos, melhor priorização e documentação mais precisa das necessidades de serviço, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo de inatividade. Com atualizações e notificações em tempo real, sua equipe pode gerenciar solicitações com eficiência, melhorando a manutenção geral e os fluxos de trabalho operacionais.
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Diferença entre uma solicitação de serviço e um incidente
Uma interface de solicitação de serviço CMMS oferece aos usuários a capacidade de comunicação entre a equipe de manutenção e outros departamentos nas organizações
CMMS software de gerenciamento de ordens de serviço é usado para gerar solicitações de trabalho e automatizar a ativação, atribuição, processos e distribuição de ordens de trabalho para garantir que as ordens de trabalho não caiam no esquecimento. Um calendário de manutenção flexível fornece um instantâneo das próximas ordens de trabalho para que você possa planejar os dias ou semanas à frente.
Importância de uma solicitação de serviço
O principal objetivo do Módulo de Solicitação de Serviço é ser capaz de organizar e gerenciar solicitações de serviço, agilizar processos e aumentar a eficiência do desempenho. Para ter sucesso, o formulário de Solicitação de Serviço precisa ser conveniente, fácil de usar e acessível de um computador ou dispositivo móvel. Um sistema de solicitação de serviço bem estruturado minimiza as lacunas de comunicação, garantindo que todas as tarefas de manutenção sejam devidamente documentadas e priorizadas. Isso não apenas melhora a eficiência geral do fluxo de trabalho, mas também melhora os tempos de resposta e a satisfação do cliente.
Exemplos de solicitações de serviço
Funcionários, fornecedores ou clientes podem enviar solicitações de serviço. Dependendo do setor, do tamanho da empresa e do tamanho da equipe de manutenção, as solicitações de serviço podem ser classificadas de diversas maneiras. Abaixo está uma lista de algumas solicitações de manutenção diferentes.
Tipo de solicitante
- Solicitação do inquilino: HVAC para de funcionar, ralos entupidos, algo vazando, vaso sanitário funcionando, lâmpada precisa ser substituída, reparos em drywall, pintura, etc.
- Solicitação do funcionário: Móveis quebrados, mudança de móveis, relocação, luzes queimadas, conserto de carpetes, conserto de cadeiras, etc.
- Solicitação do Operador da Máquina: Máquina para de funcionar, vazamentos de fluido, quebras, etc.
Tipo de negócios\organizações
- Solicitação Escolar: Campos, banheiros, salas de aula, manutenção de laboratório, derramamentos, etc.
- Solicitação de parque: gramado, paisagismo, reparo de sinalização, reparo de estradas, bancos quebrados, etc.
- Solicitação Industrial: Fornos, caldeiras, manutenção de transportadores, luzes não funcionando, etc.
Melhores práticas para gerenciar solicitações de serviço
As sugestões a seguir podem ajudá-lo a aprimorar seu processo de gerenciamento de solicitações de serviço.
Invista em software de gerenciamento de solicitações de serviço
Sem um sistema formal em vigor, gerenciar solicitações de serviço é difícil, se não impossível. Tanto administradores quanto solicitantes podem se beneficiar de um sistema para enviar e gerenciar solicitações de serviço fornecido pelo software de gerenciamento de solicitação de serviço. Os recursos de gerenciamento de solicitação de serviço do software de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) são comumente usados por equipes de manutenção para gerenciar solicitações.
Simplifique o envio de solicitações
Forneça aos solicitantes uma maneira fácil de enviar solicitações de serviço à equipe de manutenção.
Os solicitantes devem ser capazes de preencher o formulário com facilidade e fornecer os detalhes necessários para responder à solicitação.
Notificações de solicitação de serviço devem ser automatizadas
Muitas equipes de manutenção têm dificuldades com a comunicação, especialmente quando se trata de acompanhar os solicitantes. Pessoas que precisam de ajuda com manutenção querem que suas solicitações sejam reconhecidas e informadas quando receberão assistência. O software CMMS envia automaticamente notificações de atualização de status aos solicitantes, fornecendo tal transparência. eWorkOrders O Portal do Cliente CMMS oferece aos solicitantes a capacidade de sempre ver o status de seus trabalhos e não exige ID ou senha. Isso elimina muitos telefonemas para equipes de manutenção tentando descobrir o status do trabalho que precisa ser feito.
Definir prioridades de solicitação de serviço
Não é um bom uso do tempo de recursos de manutenção responder a solicitações de serviço na ordem em que são recebidas. A equipe de manutenção é forçada a priorizar pequenas tarefas quando há demandas mais urgentes, quando as solicitações são tratadas na base de "primeiro a chegar, primeiro a ser atendido". Em vez disso, ordene as solicitações de acordo com sua seriedade. Emergência, alta, média e baixa são níveis de prioridade típicos. As especificações para cada nível devem ser estabelecidas e seguidas.
Revise solicitações de serviço comuns regularmente
É viável procurar tendências sobre a recorrência de problemas de manutenção, analisando solicitações de serviço anteriores em um CMMS. Há uma chance de diminuir os problemas se eles ocorrerem repetidamente através da realização de mais manutenção preventiva (MP). É simples modificar o plano de manutenção para atender às suas necessidades quando as solicitações de serviço e os dados de manutenção preventiva são combinados em um CMMS.
Use KPIs para otimizar o gerenciamento de solicitações de serviço
Uma das ferramentas mais poderosas incorporadas ao software CMMS são métricas e relatórios. Esta é a sua oportunidade de aprender com os sucessos e fracassos anteriores, tomar medidas preditivas e comunicar esses dados em toda a sua organização. Você tem controle sobre quais relatórios são gerados, com que frequência são gerados e quem tem acesso a essas informações.
Benefícios de uma solicitação de serviço
- Solicitação do inquilino: HVAC para de funcionar, ralos entupidos, algo vazando, vaso sanitário funcionando, lâmpada precisa ser substituída, reparos em drywall, pintura, etc.
- Entrada de serviços otimizada: simplifica o processo de solicitação de serviços, garantindo tempos de resposta mais rápidos.
- Maior precisão nas ordens de serviço: reduz erros e garante a documentação adequada das solicitações de serviço.
- Comunicação aprimorada: facilita uma melhor comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas.
- Gerenciamento de serviços otimizado: melhora a organização e a priorização de solicitações de serviço, resultando em um gerenciamento mais eficiente.
- Identificação mais rápida de problemas: ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente para minimizar o tempo de inatividade.
- Roteamento automatizado: direciona automaticamente as solicitações de serviço para o pessoal ou departamento certo, acelerando a resolução e reduzindo tarefas manuais.
- Portal do cliente: fornece aos clientes acesso fácil para enviar e rastrear solicitações de serviço, melhorando as opções de autoatendimento e a satisfação do cliente.