Como um operador de franquia mantém os equipamentos funcionando em mais de 400 restaurantes e seis marcas diferentes? A resposta curta: um sistema centralizado de gestão de manutenção (CMMS) que administra todas as ordens de serviço, cronogramas de manutenção preventiva, fornecedores e despesas em toda a operação. É assim que um de nossos clientes — um franqueado que opera unidades do KFC, Pizza Hut, Taco Bell, Tim Hortons, A&W e Long John Silver's em vários estados — lida com um dos problemas mais complexos na manutenção de franquias multimarcas. Mas, para entender por que essa resposta é importante, primeiro é preciso entender o problema.
Por que a manutenção de franquias multimarcas é tão difícil?
Manter um restaurante é um trabalho. Manter centenas deles, distribuídos em seis marcas diferentes, é uma operação complexa — e é mais difícil do que manter uma única marca por um motivo simples: nada é igual. Cada marca utiliza seus próprios equipamentos de cozinha, com suas próprias necessidades de serviço, seus próprios fornecedores homologados e suas próprias exigências de manutenção preventiva. As fritadeiras de um KFC, os fornos de um Pizza Hut e os freezers de um Long John Silver's são máquinas diferentes, com diferentes pontos de falha e diferentes cronogramas de manutenção.
Agora imagine um dia comum. Uma fritadeira quebra em uma loja durante o horário de pico do almoço. Uma câmara frigorífica em outro estado começa a perder temperatura — e o estoque dentro dela. Uma terceira loja precisa da inspeção programada do sistema de climatização. Chega uma fatura de um fornecedor referente a serviços de refrigeração, e alguém precisa confirmar se o trabalho foi realmente concluído antes do pagamento. Nada disso é incomum. Tudo isso acontece simultaneamente, todos os dias, em centenas de lojas.
Onde o sistema falha sem um sistema centralizado
As solicitações de serviço se dispersam. Quando centenas de gerentes de loja relatam problemas por telefone, e-mail e mensagem de texto, as solicitações se perdem, são duplicadas ou ficam paradas aguardando que alguém as note. A equipe da cozinha que relata uma máquina de gelo com defeito não deveria precisar saber quem faz a manutenção — mas, sem um sistema, muitas vezes precisam.
O trabalho acaba indo para as pessoas erradas. Alocar o técnico qualificado mais próximo ou o fornecedor aprovado correto para cada serviço — automaticamente, por localização da loja e tipo de equipamento — é praticamente impossível de coordenar manualmente em uma escala que abrange vários estados. Os serviços ficam parados. As lojas aguardam. As falhas nos equipamentos se propagam em cascata.
Fichas de manutenção preventiva. A manutenção preventiva é a diferença entre uma visita técnica agendada de US$ 200 e um reparo emergencial de US$ 2,000, além da perda de vendas. Mas manter os sistemas de climatização, refrigeração e equipamentos de aquecimento em dia em centenas de locais — cada um com equipamentos diferentes — é exatamente o tipo de trabalho que acaba sendo negligenciado quando fica restrito a planilhas e listas de verificação específicas de cada loja.
As despesas tornam-se invisíveis. Quais locais estão perdendo dinheiro com reparos recorrentes? Quais fornecedores estão cobrando acima dos valores acordados? Quais equipamentos estão perto do fim de sua vida útil e deveriam ser substituídos em vez de reparados novamente? Sem o histórico dos equipamentos e o controle de despesas por local, ninguém pode responder a essas perguntas até que o prejuízo apareça nos números trimestrais.
E o fator pessoal. Os funcionários de restaurantes não são especialistas em software e não têm tempo para se tornarem. Qualquer sistema que exija treinamento de uma força de trabalho com alta rotatividade em softwares complexos está fadado ao fracasso. Os pedidos de serviço precisam ser tão fáceis quanto enviar uma mensagem de texto — ou simplesmente não serão enviados.
A solução — Leia a história completa
Nosso cliente enfrentava todos esses problemas em suas mais de 400 filiais. A solução encontrada foi consolidar toda a operação em uma única plataforma. CMMS para manutenção de restaurantes — uma plataforma onde ordens de trabalho Encaminhar automaticamente para o técnico ou fornecedor correto por loja, manutenção preventiva O sistema opera dentro do cronograma em todos os equipamentos de cada marca, e o histórico e as despesas de cada local ficam visíveis em um só lugar.
Será que valeu a pena? O Diretor de Manutenção responde com suas próprias palavras — como foi a implementação, o que mudou em todas as seis marcas e sua avaliação de 5 estrelas — no estudo de caso completo.
